Comptabilité

Paramétrage des comptes et des informations comptables

Le transfert des Écritures : Factures et Règlements

Export des factures ou règlements dans un fichier au format .txt ou .csv à destination d’un logiciel de gestion comptable

Le transfert des factures ou des règlements permet de générer un fichier .txt ou .csv contenant les données des factures et pouvant être importé dans un logiciel de comptabilité

Configuration préalable

Avant tout export, vous avez la possibilité de configurer plus finement les informations que vous souhaitez exporter. Nous vous conseillons d’effectuer ces paramétrages de concert avec votre comptable de sorte à ce que les exports soient réalisés en fonction des besoins comptables de votre entreprise.

  1. Cliquer sur le petit bonhomme en haut à droite.
  2. Ouvrir le menu Préférences puis l’onglet Comptabilité.
  3. Dans le champ Format d’export choisir Export paramétrable.
  4. De nouveaux champs apparaissent que vous pouvez modifier selon vos besoins : 
    Choix des colonnes export facture Permet de sélectionner les colonnes souhaités pour l’export des factures (voir le tableau ci-dessous)
    Choix des colonnes export règlement Permet de sélectionner les colonnes souhaités pour l’export des règlements (voir le tableau ci-dessous)
    Type d’export Permet de choisir entre un export .txt ou un export .csv
    Format date export facture Permet de sélectionner le format de la date souhaité
    Format date export règlement

    Permet de sélectionner le format de la date souhaité

    Colonnes paramétrables dans le tableau des exports de facture

    Colonnes possibles dans le tableau des exports de facture

    		 Description des colonnes

    Date

    		 Date de la facture
    Journal Correspond au journal définit par défaut (VEE) ou au journal paramétré selon le cas
    Compte Correspond au compte spécifique à chaque ligne comptable
    N° de facture N° de facture à laquelle est rattachée la ligne comptable
    Nom Nom du/de la patient·e
    Prénom

    Prénom du/de la patient·e
    Montant Somme affectée à la ligne comptable
    Sens Détermine s’il s’agit d’une ligne de débit (D) ou de crédit (C)
    Débit Somme affectée au sens débit
    Crédit Somme affectée au sens crédit
    Devise Devise des montants (cette information sera toujours exprimée en Euros)
    Numéro de caisse Numéro de la caisse de sécurité sociale concernée
    Numéro de mutuelle Numéro de l’organisme complémentaire

     Colonnes paramétrables dans le tableau des exports de facture

    Colonnes possibles dans le tableau des exports des règlements

    Description des colonnes

    Date

    Date de la facture

    Journal

    Correspond au journal définit par défaut (VEE) ou au journal paramétré selon le cas

    Compte

    Correspond au compte spécifique à chaque ligne comptable

    Mode

    Mode de règlement (Chèque, Virement, Carte Bancaire, Espèces etc.)

    Libellé

    Intitulé du règlement saisi lors de la saisie manuelle du règlement ou récupéré par le retour NOEMIE

    Nom

    Nom du/de la patient·e

    Prénom

    Prénom du/de la patient·e

    Facture

    N° de facture à laquelle est rattachée la ligne comptable

    Montant

    Somme affectée à la ligne comptable

    Sens

    Détermine s’il s’agit d’une ligne de débit (D) ou de crédit (C)

    Débit

    Somme affectée au sens débit

    Crédit

    Somme affectée au sens crédit

    Devise

    Devise des montants (cette information sera toujours exprimée en Euros)

    Remise

    Somme remisée

    Numéro de chèque

    Numéro du chèque, (information saisie manuellement)

    Type

    Part concernée par le règlement (PA = Patient, AMO = Assurance Maladie Obligatoire, AMC = Assurance Maladie Complémentaire)

    Numéro de caisse

    Numéro de la caisse de sécurité sociale concernée

    Numéro de mutuelle

    Numéro de l’organisme complémentaire

Export

Attention, WinOrtho ne permet pas l’export de plus de 1000 factures ou règlement à la fois (la requête étant trop lourde pour le serveur distant). Vous pouvez visualiser le nombre total de vos factures et règlements à exporter tout en bas à droite de votre page. Si un nombre trop grand de facture ou de règlement est à exporter, choisissez une période d’export plus restreinte et faites autant d’exports que nécessaire.

  1. Ouvrir le menu Gestion puis Transfert des Écritures sélectionnez ensuite selon votre besoin Factures ou Règlements.
  2. Sélectionnez la date de début ainsi que la date de fin pour l’export des écritures.
  3. Seules les factures ou règlements non transférés apparaitront, si vous souhaitez faire apparaitre les factures ou règlements déjà transférés, cochez la case Factures transférées/Règlement transférés.
  4. Cocher les factures/règlements à exporter pour les sélectionner.
  5. Cliquer sur Transférer les factures ou Transférer les règlements.
  6. Les données à transférer s’affichent, vous pouvez maintenant cliquer sur Télécharger les écritures.
  7. Un fichier .txt est généré, vous pouvez maintenant l’importer dans votre logiciel de gestion comptable.

Export de la liste des factures dans un fichier au format .csv

Ce type d’export n’est pas prévue pour une utilisation comptable, seulement pour un suivi de chiffre d’affaire ou pour une utilisation interne spécifique à l’entreprise

Un fichier .csv peut être lu avec un logiciel de tableur : Excel, OpenOffice Calc, LibreOffice Calc etc.

  1. Ouvrir le menu Factures.
  2. Sélectionner les factures à exporter en les cochant (vous avez la possibilité de filtrer selon les critères que vous souhaitez pour retrouver les factures que vous voulez exporter) (vous pouvez par ailleurs sélectionner des factures issues de plusieurs pages.)
  3. Cliquer sur Export.
  4. Un fichier .csv est généré, vous pouvez l’ouvrir avec n’importe quel logiciel de tableur
  5. À l’ouverture du fichier CSV, Excel ou LibreOffice Calc nécessitent un petit paramétrage pour que les colonnes soient comprises correctement. Dans LibreOffice Calc, veuillez paramétrer de cette façon l’ouverture du fichier : 

image.png

Export des règlements dans un fichier au format .csv

Ce type d’export n’est pas prévue pour une utilisation comptable, seulement pour un suivi de chiffre d’affaire ou pour une utilisation interne spécifique à l’entreprise

Un fichier .csv peut être lu avec un logiciel de tableur : Excel, OpenOffice Calc, LibreOffice Calc etc.

  1. Ouvrir le menu Gestion puis Journal des règlements.
  2. Sélectionner les règlements à exporter en les cochant (vous avez la possibilité de filtrer selon les critères que vous souhaitez pour retrouver les règlements que vous voulez exporter)
  3. Cliquer sur Export.
  4. Un fichier .csv est généré, vous pouvez l’ouvrir avec n’importe quel logiciel de tableur
  5. À l’ouverture du fichier CSV, Excel ou LibreOffice Calc nécessitent un petit paramétrage pour que les colonnes soient comprises correctement. (Voir les indications plus haut pour l’ouverture du fichier CSV).

Paramétrage des comptes comptables

Paramétrage des comptes selon le plan comptable de la société

  1. Aller dans le menu Préférences.
  2. Aller dans l’onglet Comptabilité.
  3. Entrez vos préférences selon le plan comptable de votre société.

Vous pouvez créer différents Comptes de vente, dans la liste des LPP, un article spécifique peut-être assigné à un compte de vente spécifique.

Les journaux spécifiques aux acomptes doivent avoir la case « acompte » spécifiquement cochée pour être effectifs

Méthodes de visualisation du chiffre d’affaires

WinOrtho permet plusieurs méthodes pour visualiser le chiffre d’affaire sur une période donnée.

En comptabilité, le chiffre d’affaires correspond au total hors taxe des factures sur une période donnée. La TVA collectée ne constitue pas un revenu de l’entreprise : elle est simplement encaissée pour être reversée à l’État, elle n’entre donc pas dans le calcul du chiffre d’affaires réel.

Visualisation du chiffre d’affaires dans l’onglet TVA

Il s’agit de la méthode la plus simple et la plus directe. Aucun export n’est réalisé.

  1. Rendez-vous dans le menu Données > TVA
  2. Cliquez sur l’onglet Période
  3. Entrez les dates de la période à couvrir puis cliquez sur Valider
  4. Le Montant HT s’affiche à gauche de votre écran, il s’agit de votre chiffre d’affaires pour cette période

Visualisation du chiffre d’affaires dans les Statistiques

Cette méthode permet la visualisation simple mois par mois du chiffre d’affaires, tout en permettant une comparaison rapide avec le chiffre d’affaires de l’année précédente :

  1. Rendez-vous dans le menu Statistiques
  2. Par défaut le choix est déjà positionné sur Chiffre d’affaires, sélectionnez l’année à visualiser.
  3. Le chiffre d’affaires de chaque mois sur l’année sélectionnée s’affiche dans le tableau.

Transfert des écritures comptable des factures

Il s’agit de la méthode la plus détaillée et la plus complète, mais pas de la méthode la plus directe. WinOrtho permet le transfert des écritures via l’export de documents au format .txt ou .csv à destination d’un logiciel comptable ou d’un logiciel de tableur du type Excel ou LibreOffice Calc.

Le transfert des factures permet d’intégrer dans un logiciel de comptabilité l’ensemble des factures d’une période, comportant l’ensemble des écritures comptables attendues sur ces factures. 

La méthode d’export est détaillée sur cette page. 

Attention cette méthode ne permet pas directement la visualisation chiffre d’affaires, elle le permet de façon indirecte via la médiation d’un logiciel comptable ou via l’utilisation d’un logiciel de tableur du type LibreOffice Calc ou Excel. Demandez conseil à votre comptable.

Visualisation rapide du chiffre d’affaire dans la liste des factures

Il s’agit d’une méthode de visualisation directe du chiffre d’affaires. Aucun export n’est réalisé.

  1. Ouvrez le menu Factures
  2. Cliquez sur Filtres avancés
  3. Indiquez la période pour le chiffre d’affaires avec une date de début et une date de fin
  4. Décochez la case Factures provisoires, ces factures ne doivent pas entrer en compte dans le chiffre d’affaire.
  5. Rendez-vous tout en bas de la page (touche Fin de votre clavier pour aller plus vite) le montant du chiffre d’affaires (Total HT) s’affiche en bas à droite.

Export des factures depuis la liste des factures

Cette méthode est plus détaillée que la précédente, mais beaucoup moins directe.

  1. Ouvrez le menu Factures
  2. Cliquez sur Filtres avancés
  3. Indiquez la période pour le chiffre d’affaires avec une date de début et une date de fin
  4. Décochez la case Factures provisoires, ces factures ne doivent pas entrer en compte dans le chiffre d’affaires.
  5. Rendez-vous tout en bas de la page assurez-vous que toutes les factures sont affichées, s’il y a moins de 500 factures, remontez la page et cochez toutes les lignes dans l’entête du tableau.
  6. S’il y a plus de 500 factures, cochez toutes les lignes de la première page, passez sur la seconde, cochez toutes les lignes de la seconde et répétez l’opération autant de fois que nécessaire.
  7. Cliquez sur le bouton Exporter en haut à droite de la page.

Attention cette méthode ne permet pas directement la visualisation chiffre d’affaires, elle le permet de façon indirecte via la médiation d’un logiciel comptable ou via l’utilisation d’un logiciel de tableur du type LibreOffice Calc ou Excel. Demandez conseil à votre comptable.