Comptabilité

Paramétrage des comptes et des informations comptables

Création d'un accès dédié à la comptabilité
Paramétrage des comptes comptables
Le transfert des Écritures : Factures et Règlements
Configurer un journal de banque pour les créances irrécouvrables
Méthodes de visualisation du chiffre d’affaires

Création d'un accès dédié à la comptabilité

La création d'un compte utilisateur dédié à la comptabilité permet à votre comptable de récupérer lui-même les factures et les règlements, sans accéder aux dossiers patients ni aux paramètres du logiciel.

La procédure de création est identique à celle décrite sur la page Utilisateurs. Seuls les droits d'accès à attribuer diffèrent.

Créer l'utilisateur

Cliquez sur le petit bonhomme en haut à droite.
Ouvrez le menu Préférences puis l'onglet Collaborateurs.
Dans la partie Utilisateurs, cliquez sur le bouton +.
Saisissez le nom et le prénom de votre comptable.
Saisissez un nom d'utilisateur, qui servira d'identifiant de connexion.
Saisissez un mot de passe, puis confirmez-le.

Attribuer les droits d'accès

Renseignez les droits d'accès exactement comme indiqué ci-dessous.

Droit	Valeur à sélectionner
Accès aux dossiers patient	Accès interdit
Accès aux devis	Lecture seule
Accès aux factures	Lecture seule
Accès menu télétransmission	Accès interdit
Accès menu gestion	Accès total
Accès menu données	Accès interdit
Accès menu logistique	Lecture seule
Accès menu production	Lecture seule
Accès aux statistiques	Lecture seule
Accès au calendrier	Accès interdit
Accès aux préférences	Accès interdit

Cochez ensuite la case Autoriser impression/export des listes.

Si vous souhaitez autoriser votre comptable à paramétrer les différents comptes comptable, l'accès aux préférences doit être positionné sur "Responsable". Attention, dans ce cas il aura la possibilité de modifier ses propres accès ainsi que tous les autre paramétrages. Nous vous recommandons de configurer cela de votre côté avec les informations fournies par votre comptable.

Pour le détail des niveaux d'accès (accès interdit, lecture seule, accès total), reportez-vous à la page Utilisateurs.

Valider et transmettre les identifiants

Validez la création de l'utilisateur.
Transmettez à votre comptable l'adresse de connexion, son nom d'utilisateur et son mot de passe.
Invitez-le à modifier son mot de passe lors de sa première connexion.

Accompagner votre comptable

Une fois le compte créé, orientez votre comptable vers le livre Comptabilité, et notamment vers les pages suivantes :

Le transfert des Écritures : Factures et Règlements : exporter les factures et les règlements dans un fichier .txt ou .csv.
Paramétrage des comptes comptables : configurer les comptes selon votre plan comptable.
Méthodes de visualisation du chiffre d'affaires : consulter le chiffre d'affaires sur une période donnée.
Configurer un journal de banque pour les créances irrécouvrables : traiter les créances irrécouvrables.

Le paramétrage des comptes comptables et la configuration d'un journal de banque s'effectuent depuis le menu Préférences. Réalisez ces opérations avec votre comptable depuis votre propre compte.

Paramétrage des comptes comptables

Paramétrage des comptes selon le plan comptable de la société

Vous pouvez créer différents Comptes de vente, dans la liste des LPP, un article spécifique peut-être assigné à un compte de vente spécifique.

Les journaux spécifiques aux acomptes doivent avoir la case « acompte » spécifiquement cochée pour être effectifs

Le transfert des Écritures : Factures et Règlements

Export des factures ou règlements dans un fichier au format .txt ou .csv à destination d’un logiciel de gestion comptable

Le transfert des factures ou des règlements permet de générer un fichier .txt ou .csv contenant les données des factures et pouvant être importé dans un logiciel de comptabilité

Configuration préalable

Avant tout export, vous avez la possibilité de configurer plus finement les informations que vous souhaitez exporter. Nous vous conseillons d’effectuer ces paramétrages de concert avec votre comptable de sorte à ce que les exports soient réalisés en fonction des besoins comptables de votre entreprise.

Cliquer sur le petit bonhomme en haut à droite.
Ouvrir le menu Préférences puis l’onglet Comptabilité.
Dans le champ Format d’export choisir Export paramétrable.

De nouveaux champs apparaissent que vous pouvez modifier selon vos besoins :

Choix des colonnes export facture	Permet de sélectionner les colonnes souhaités pour l’export des factures (voir le tableau ci-dessous)
Choix des colonnes export règlement	Permet de sélectionner les colonnes souhaités pour l’export des règlements (voir le tableau ci-dessous)
Type d’export	Permet de choisir entre un export .txt ou un export .csv
Format date export facture	Permet de sélectionner le format de la date souhaité
Format date export règlement	Permet de sélectionner le format de la date souhaité

Colonnes paramétrables dans le tableau des exports de facture

Colonnes possibles dans le tableau des exports de facture	Description des colonnes
Date	Date de la facture
Journal	Correspond au journal définit par défaut (VEE) ou au journal paramétré selon le cas
Compte	Correspond au compte spécifique à chaque ligne comptable
N° de facture	N° de facture à laquelle est rattachée la ligne comptable
Nom	Nom du/de la patient·e
Prénom	Prénom du/de la patient·e
Montant	Somme affectée à la ligne comptable
Sens	Détermine s’il s’agit d’une ligne de débit (D) ou de crédit (C)
Débit	Somme affectée au sens débit
Crédit	Somme affectée au sens crédit
Devise	Devise des montants (cette information sera toujours exprimée en Euros)
Numéro de caisse	Numéro de la caisse de sécurité sociale concernée
Numéro de mutuelle	Numéro de l’organisme complémentaire

Colonnes paramétrables dans le tableau des exports de facture

Colonnes possibles dans le tableau des exports des règlements	Description des colonnes
Date	Date de la facture
Journal	Correspond au journal définit par défaut (VEE) ou au journal paramétré selon le cas
Compte	Correspond au compte spécifique à chaque ligne comptable
Mode	Mode de règlement (Chèque, Virement, Carte Bancaire, Espèces etc.)
Libellé	Intitulé du règlement saisi lors de la saisie manuelle du règlement ou récupéré par le retour NOEMIE
Nom	Nom du/de la patient·e
Prénom	Prénom du/de la patient·e
Facture	N° de facture à laquelle est rattachée la ligne comptable
Montant	Somme affectée à la ligne comptable
Sens	Détermine s’il s’agit d’une ligne de débit (D) ou de crédit (C)
Débit	Somme affectée au sens débit
Crédit	Somme affectée au sens crédit
Devise	Devise des montants (cette information sera toujours exprimée en Euros)
Remise	Somme remisée
Numéro de chèque	Numéro du chèque, (information saisie manuellement)
Type	Part concernée par le règlement (PA = Patient, AMO = Assurance Maladie Obligatoire, AMC = Assurance Maladie Complémentaire)
Numéro de caisse	Numéro de la caisse de sécurité sociale concernée
Numéro de mutuelle	Numéro de l’organisme complémentaire

Export

Ouvrir le menu Gestion puis Transfert des Écritures sélectionnez ensuite selon votre besoin Factures ou Règlements.
Sélectionnez la date de début ainsi que la date de fin pour l’export des écritures.
Seules les factures ou règlements non transférés apparaitront, si vous souhaitez faire apparaitre les factures ou règlements déjà transférés, cochez la case Factures transférées/Règlement transférés.
Cocher les factures/règlements à exporter pour les sélectionner.
Cliquer sur Transférer les factures ou Transférer les règlements.
Les données à transférer s’affichent, vous pouvez maintenant cliquer sur Télécharger les écritures.
Un fichier .txt ou.csv est généré, vous pouvez maintenant l’importer dans votre logiciel de gestion comptable ou le transmettre à votre comptable.

Configurer un journal de banque pour les créances irrécouvrables

WinOrtho permet de créer un journal de banque dédié aux créances irrécouvrables. Ce journal pourra ensuite être sélectionné lors de la saisie d'un règlement afin d'enregistrer le traitement comptable d'une créance devenue irrécouvrable.

À vérifier avec votre expert-comptable
Le compte comptable à associer à ce journal doit être déterminé avec votre expert-comptable, en fonction du traitement comptable applicable à votre situation.

Créer le journal de banque en créance irrécouvrable

Pour créer un journal dédié aux créances irrécouvrables :

Cliquez sur le petit bonhomme en haut à droite.
Sélectionnez Préférences.
Ouvrez la rubrique Comptabilité.
Faites défiler la page jusqu'à la section Journaux de banque.
Cliquez sur + pour créer un nouveau journal.
Renseignez le compte comptable indiqué par votre expert-comptable.
Renseignez le libellé du journal.
Cochez la case Créances irrécouvrables.
Enregistrez le journal.

Une fois le journal créé, il pourra être sélectionné lors de la saisie d'un règlement pour une créance irrécouvrable.

Quel compte comptable utiliser ?

Le compte comptable à associer au journal doit être défini avec votre expert-comptable.

Le Plan comptable général prévoit notamment le compte 654 – Pertes sur créances irrécouvrables pour constater les pertes correspondant à des créances devenues irrécouvrables, sous réserve du traitement applicable à votre situation.

Attention
Ne créez pas de journal en créance irrécouvrable pour enregistrer un simple retard de paiement. Une créance impayée n'est pas nécessairement une créance irrécouvrable. Vérifiez avec votre expert-comptable que les conditions permettant de constater l'irrécouvrabilité de la créance sont réunies avant d'effectuer la saisie dans WinOrtho.

Une fois le journal configuré

Le journal Créances irrécouvrables sera disponible dans la liste des journaux lors de la saisie d'un règlement.

Pour enregistrer une créance irrécouvrable, consultez la page Saisir un règlement.

Méthodes de visualisation du chiffre d’affaires

WinOrtho permet plusieurs méthodes pour visualiser le chiffre d’affaire sur une période donnée.

En comptabilité, le chiffre d’affaires correspond au total hors taxe des factures sur une période donnée. La TVA collectée ne constitue pas un revenu de l’entreprise : elle est simplement encaissée pour être reversée à l’État, elle n’entre donc pas dans le calcul du chiffre d’affaires réel.

Visualisation du chiffre d’affaires dans l’onglet TVA

Il s’agit de la méthode la plus simple et la plus directe. Aucun export n’est réalisé.

Rendez-vous dans le menu Données > TVA
Cliquez sur l’onglet Période
Entrez les dates de la période à couvrir puis cliquez sur Valider
Le Montant HT s’affiche à gauche de votre écran, il s’agit de votre chiffre d’affaires pour cette période

Visualisation du chiffre d’affaires dans les Statistiques

Cette méthode permet la visualisation simple mois par mois du chiffre d’affaires, tout en permettant une comparaison rapide avec le chiffre d’affaires de l’année précédente :

Rendez-vous dans le menu Statistiques
Par défaut le choix est déjà positionné sur Chiffre d’affaires, sélectionnez l’année à visualiser.
Le chiffre d’affaires de chaque mois sur l’année sélectionnée s’affiche dans le tableau.

Transfert des écritures comptable des factures

Il s’agit de la méthode la plus détaillée et la plus complète, mais pas de la méthode la plus directe. WinOrtho permet le transfert des écritures via l’export de documents au format .txt ou .csv à destination d’un logiciel comptable ou d’un logiciel de tableur du type Excel ou LibreOffice Calc.

Le transfert des factures permet d’intégrer dans un logiciel de comptabilité l’ensemble des factures d’une période, comportant l’ensemble des écritures comptables attendues sur ces factures.

La méthode d’export est détaillée sur cette page.

Attention cette méthode ne permet pas directement la visualisation chiffre d’affaires, elle le permet de façon indirecte via la médiation d’un logiciel comptable ou via l’utilisation d’un logiciel de tableur du type LibreOffice Calc ou Excel. Demandez conseil à votre comptable.

Visualisation rapide du chiffre d’affaire dans la liste des factures

Il s’agit d’une méthode de visualisation directe du chiffre d’affaires. Aucun export n’est réalisé.

Export des factures depuis la liste des factures

Cette méthode est plus détaillée que la précédente, mais beaucoup moins directe.

Ouvrez le menu Factures
Cliquez sur Filtres avancés
Indiquez la période pour le chiffre d’affaires avec une date de début et une date de fin
Décochez la case Factures provisoires, ces factures ne doivent pas entrer en compte dans le chiffre d’affaires.
Rendez-vous tout en bas de la page assurez-vous que toutes les factures sont affichées, s’il y a moins de 500 factures, remontez la page et cochez toutes les lignes dans l’entête du tableau.
S’il y a plus de 500 factures, cochez toutes les lignes de la première page, passez sur la seconde, cochez toutes les lignes de la seconde et répétez l’opération autant de fois que nécessaire.
Cliquez sur le bouton Exporter en haut à droite de la page.