# Comptabilité

Paramétrage des comptes et des informations comptables

# Création d'un accès dédié à la comptabilité

La création d'un compte utilisateur dédié à la comptabilité permet à votre comptable de récupérer lui-même les factures et les règlements, sans accéder aux dossiers patients ni aux paramètres du logiciel.

La procédure de création est identique à celle décrite sur la page [Utilisateurs](https://doc.winortho.com/books/collaborateurs/page/utilisateurs). Seuls les droits d'accès à attribuer diffèrent.

## Créer l'utilisateur

1. Cliquez sur le petit bonhomme en haut à droite.
2. Ouvrez le menu <span style="color:rgb(53,152,219);">Préférences </span>puis l'onglet <span style="color:rgb(53,152,219);">Collaborateurs</span>.
3. Dans la partie <span style="color:rgb(230,126,35);">Utilisateurs</span>, cliquez sur le bouton +.
4. Saisissez le nom et le prénom de votre comptable.
5. Saisissez un nom d'utilisateur, qui servira d'identifiant de connexion.
6. Saisissez un mot de passe, puis confirmez-le.

## Attribuer les droits d'accès

Renseignez les droits d'accès exactement comme indiqué ci-dessous.

<table id="bkmrk-droit-valeur-%C3%A0-s%C3%A9lec"><thead><tr><th>Droit</th><th>Valeur à sélectionner</th></tr></thead><tbody><tr><td>Accès aux dossiers patient</td><td>Accès interdit</td></tr><tr><td>Accès aux devis</td><td>Lecture seule</td></tr><tr><td>Accès aux factures</td><td>Lecture seule</td></tr><tr><td>Accès menu télétransmission</td><td>Accès interdit</td></tr><tr><td>Accès menu gestion</td><td>Accès total</td></tr><tr><td>Accès menu données</td><td>Accès interdit</td></tr><tr><td>Accès menu logistique</td><td>Lecture seule</td></tr><tr><td>Accès menu production</td><td>Lecture seule</td></tr><tr><td>Accès aux statistiques</td><td>Lecture seule</td></tr><tr><td>Accès au calendrier</td><td>Accès interdit</td></tr><tr><td>Accès aux préférences</td><td>Accès interdit</td></tr></tbody></table>

Cochez ensuite la case **Autoriser impression/export des listes**.

<p class="callout warning">Si vous souhaitez autoriser votre comptable à paramétrer les différents comptes comptable, l'accès aux préférences doit être positionné sur "Responsable". **Attention, dans ce cas il aura la possibilité de modifier ses propres accès ainsi que tous les autre paramétrages.** Nous vous recommandons de configurer cela de votre côté avec les informations fournies par votre comptable.</p>

Pour le détail des niveaux d'accès (accès interdit, lecture seule, accès total), reportez-vous à la page [Utilisateurs](https://doc.winortho.com/books/collaborateurs/page/utilisateurs).

## Valider et transmettre les identifiants

1. Validez la création de l'utilisateur.
2. Transmettez à votre comptable **l'adresse de connexion, son nom d'utilisateur et son mot de passe.**
3. Invitez-le à modifier son mot de passe lors de sa première connexion.

## Accompagner votre comptable

Une fois le compte créé, orientez votre comptable vers le livre [Comptabilité](https://doc.winortho.com/books/comptabilite), et notamment vers les pages suivantes :

- [Le transfert des Écritures : Factures et Règlements](https://doc.winortho.com/books/comptabilite/page/le-transfert-des-ecritures-factures-et-reglements) : exporter les factures et les règlements dans un fichier .txt ou .csv.
- [Paramétrage des comptes comptables](https://doc.winortho.com/books/comptabilite/page/parametrage-des-comptes-comptables) : configurer les comptes selon votre plan comptable.
- [Méthodes de visualisation du chiffre d'affaires](https://doc.winortho.com/books/comptabilite/page/methodes-de-visualisation-du-chiffre-daffaires) : consulter le chiffre d'affaires sur une période donnée.
- [Configurer un journal de banque pour les créances irrécouvrables](https://doc.winortho.com/books/comptabilite/page/configurer-un-journal-de-banque-pour-les-creances-irrecouvrables) : traiter les créances irrécouvrables.

Le paramétrage des comptes comptables et la configuration d'un journal de banque s'effectuent depuis le menu <span style="color:rgb(53,152,219);">Préférences</span>. Réalisez ces opérations avec votre comptable depuis votre propre compte.

# Paramétrage des comptes comptables

<p class="callout success">Paramétrage des comptes selon le plan comptable de la société</p>

1. Aller dans le menu <span style="color:rgb(230,126,35);">Préférences</span>.
2. Aller dans l’onglet <span style="color:rgb(230,126,35);">Comptabilité</span>.
3. Entrez vos préférences selon le plan comptable de votre société.

<p class="callout info">Vous pouvez créer différents Comptes de vente, dans la liste des [LPP](https://doc.winortho.com/books/les-lpp-et-references-non-remboursees/page/creer-une-reference-non-remboursee "Créer une référence non remboursée"), un article spécifique peut-être assigné à un compte de vente spécifique.</p>

<p class="callout info">Les journaux spécifiques aux acomptes doivent avoir la case « acompte » spécifiquement cochée pour être effectifs</p>

# Le transfert des Écritures : Factures et Règlements

## Export des factures ou règlements dans un fichier au format .txt ou .csv à destination d’un logiciel de gestion comptable

<p class="callout success">Le transfert des factures ou des règlements permet de générer un fichier .txt ou .csv contenant les données des factures et pouvant être importé dans un logiciel de comptabilité</p>

### Configuration préalable

<p class="callout info">Avant tout export, vous avez la possibilité de configurer plus finement les informations que vous souhaitez exporter. Nous vous conseillons d’effectuer ces paramétrages de concert avec votre comptable de sorte à ce que les exports soient réalisés en fonction des besoins comptables de votre entreprise.</p>

1. Cliquer sur le <span style="color:rgb(230,126,35);">petit bonhomme</span> en haut à droite.
2. Ouvrir le menu <span style="color:rgb(230,126,35);">Préférences </span>puis l’onglet <span style="color:rgb(230,126,35);">Comptabilité</span>.
3. Dans le champ Format d’export choisir <span style="color:rgb(230,126,35);">Export paramétrable</span>.
4. De nouveaux champs apparaissent que vous pouvez modifier selon vos besoins :   
    <table style="border-collapse:collapse;width:100%;height:181.6px;"><colgroup><col style="width:50%;"></col><col style="width:50%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height:46.4px;"><td style="height:46.4px;">**Choix des colonnes export facture**</td><td style="height:46.4px;">Permet de sélectionner les colonnes souhaités pour l’export des factures (voir le tableau ci-dessous)</td></tr><tr style="height:46.4px;"><td style="height:46.4px;">**Choix des colonnes export règlement**</td><td style="height:46.4px;">Permet de sélectionner les colonnes souhaités pour l’export des règlements (voir le tableau ci-dessous)</td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Type d’export**</td><td style="height:29.6px;">Permet de choisir entre un export .txt ou un export .csv</td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Format date export facture**</td><td style="height:29.6px;">Permet de sélectionner le format de la date souhaité</td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Format date export règlement**</td><td style="height:29.6px;">Permet de sélectionner le format de la date souhaité
    
    </td></tr></tbody></table>
    
    #### Colonnes paramétrables dans le tableau des exports de facture
    
    <table style="border-collapse:collapse;width:100%;height:448px;"><colgroup><col style="width:29.2828%;"></col><col style="width:70.6914%;"></col></colgroup><thead><tr style="height:63.2px;"><td style="height:63.2px;">Colonnes possibles dans le tableau des exports de facture
    
    </td><td style="height:63.2px;">Description des colonnes</td></tr></thead><tbody><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Date**
    
    </td><td style="height:29.6px;">Date de la facture</td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Journal**</td><td style="height:29.6px;">Correspond au journal définit par défaut (VEE) ou au journal paramétré selon le cas</td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Compte**</td><td style="height:29.6px;">Correspond au compte spécifique à chaque ligne comptable</td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**N° de facture**</td><td style="height:29.6px;">N° de facture à laquelle est rattachée la ligne comptable</td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Nom**</td><td style="height:29.6px;">Nom du/de la patient·e</td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Prénom**</td><td style="height:29.6px;">Prénom du/de la patient·e
    
    </td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Montant**</td><td style="height:29.6px;">Somme affectée à la ligne comptable</td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Sens**</td><td style="height:29.6px;">Détermine s’il s’agit d’une ligne de débit (D) ou de crédit (C)</td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Débit**</td><td style="height:29.6px;">Somme affectée au sens débit</td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Crédit**</td><td style="height:29.6px;">Somme affectée au sens crédit</td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Devise**</td><td style="height:29.6px;">Devise des montants (cette information sera toujours exprimée en Euros)</td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Numéro de caisse**</td><td style="height:29.6px;">Numéro de la caisse de sécurité sociale concernée</td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Numéro de mutuelle**</td><td style="height:29.6px;">Numéro de l’organisme complémentaire</td></tr></tbody></table>
    
    ####  Colonnes paramétrables dans le tableau des exports de facture
    
    <table style="border-collapse:collapse;width:100%;height:596px;"><colgroup><col style="width:29.2828%;"></col><col style="width:70.6914%;"></col></colgroup><thead><tr style="height:63.2px;"><td style="height:63.2px;">Colonnes possibles dans le tableau des exports des règlements
    
    </td><td style="height:63.2px;">Description des colonnes
    
    </td></tr></thead><tbody><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Date**
    
    </td><td style="height:29.6px;">Date de la facture
    
    </td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Journal**
    
    </td><td style="height:29.6px;">Correspond au journal définit par défaut (VEE) ou au journal paramétré selon le cas
    
    </td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Compte**
    
    </td><td style="height:29.6px;">Correspond au compte spécifique à chaque ligne comptable
    
    </td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Mode**
    
    </td><td style="height:29.6px;">Mode de règlement (Chèque, Virement, Carte Bancaire, Espèces etc.)
    
    </td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Libellé**
    
    </td><td style="height:29.6px;">Intitulé du règlement saisi lors de la saisie manuelle du règlement ou récupéré par le retour NOEMIE
    
    </td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Nom**
    
    </td><td style="height:29.6px;">Nom du/de la patient·e
    
    </td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Prénom**
    
    </td><td style="height:29.6px;">Prénom du/de la patient·e
    
    </td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Facture**
    
    </td><td style="height:29.6px;">N° de facture à laquelle est rattachée la ligne comptable
    
    </td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Montant**
    
    </td><td style="height:29.6px;">Somme affectée à la ligne comptable
    
    </td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Sens**
    
    </td><td style="height:29.6px;">Détermine s’il s’agit d’une ligne de débit (D) ou de crédit (C)
    
    </td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Débit**
    
    </td><td style="height:29.6px;">Somme affectée au sens débit
    
    </td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Crédit**
    
    </td><td style="height:29.6px;">Somme affectée au sens crédit
    
    </td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Devise**
    
    </td><td style="height:29.6px;">Devise des montants (cette information sera toujours exprimée en Euros)
    
    </td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Remise**
    
    </td><td style="height:29.6px;">Somme remisée
    
    </td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Numéro de chèque**
    
    </td><td style="height:29.6px;">Numéro du chèque, (information saisie manuellement)
    
    </td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Type**
    
    </td><td style="height:29.6px;">Part concernée par le règlement (PA = Patient, AMO = Assurance Maladie Obligatoire, AMC = Assurance Maladie Complémentaire)
    
    </td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Numéro de caisse**
    
    </td><td style="height:29.6px;">Numéro de la caisse de sécurité sociale concernée
    
    </td></tr><tr style="height:29.6px;"><td style="height:29.6px;">**Numéro de mutuelle**
    
    </td><td style="height:29.6px;">Numéro de l’organisme complémentaire
    
    </td></tr></tbody></table>

## Export

1. Ouvrir le menu <span style="color:rgb(230,126,35);">Gestion</span> puis <span style="color:rgb(230,126,35);">Transfert des Écritures</span> sélectionnez ensuite selon votre besoin <span style="color:rgb(230,126,35);">Factures</span> ou <span style="color:rgb(230,126,35);">Règlements.</span>
2. <span style="color:rgb(0,0,0);"><span style="color:rgb(52,73,94);">Sélectionnez la</span> <span style="color:rgb(230,126,35);">date de début</span> <span style="color:rgb(52,73,94);">ainsi que la</span> <span style="color:rgb(230,126,35);">date de fin</span> <span style="color:rgb(52,73,94);">pour l’export des écritures.</span></span>
3. <span style="color:rgb(0,0,0);"><span style="color:rgb(52,73,94);">Seules les factures ou règlements non transférés apparaitront, si vous souhaitez faire apparaitre les factures ou règlements</span> <span style="color:rgb(52,73,94);">déjà transférés, cochez la case</span> <span style="color:rgb(230,126,35);">Factures transférées</span><span style="color:rgb(52,73,94);">/</span><span style="color:rgb(230,126,35);">Règlement transféré<span style="color:rgb(0,0,0);"><span style="color:rgb(230,126,35);">s</span>.</span></span></span>
4. <span style="color:rgb(52,73,94);">Cocher les factures/règlements à exporter pour les sélectionner.</span>
5. <span style="color:rgb(0,0,0);"><span style="color:rgb(230,126,35);"><span style="color:rgb(0,0,0);"><span style="color:rgb(52,73,94);">Cliquer sur</span> <span style="color:rgb(230,126,35);">Transférer les factures</span> <span style="color:rgb(52,73,94);">ou</span><span style="color:rgb(230,126,35);"> Transférer les règlements<span style="color:rgb(0,0,0);">.</span></span></span></span></span>
6. <span style="color:rgb(0,0,0);"><span style="color:rgb(230,126,35);"><span style="color:rgb(0,0,0);"><span style="color:rgb(230,126,35);"><span style="color:rgb(0,0,0);"><span style="color:rgb(52,73,94);">Les données à transférer s’affichent, vous pouvez maintenant cliquer sur</span> <span style="color:rgb(230,126,35);">Télécharger les écritures<span style="color:rgb(0,0,0);">.</span></span></span></span></span></span></span>
7. <span style="color:rgb(52,73,94);">Un fichier .txt ou.csv est généré, vous pouvez maintenant l’importer dans votre logiciel de gestion comptable ou le transmettre à votre comptable.</span>

# Configurer un journal de banque pour les créances irrécouvrables

WinOrtho permet de créer un journal de banque dédié aux créances irrécouvrables. Ce journal pourra ensuite être sélectionné lors de la saisie d'un règlement afin d'enregistrer le traitement comptable d'une créance devenue irrécouvrable.

<p class="callout warning">**À vérifier avec votre expert-comptable** Le compte comptable à associer à ce journal doit être déterminé avec votre expert-comptable, en fonction du traitement comptable applicable à votre situation.</p>

## Créer le journal de banque en créance irrécouvrable

Pour créer un journal dédié aux créances irrécouvrables :

1. Cliquez sur le petit bonhomme en haut à droite.
2. Sélectionnez <span style="color:rgb(53,152,219);">Préférences</span>.
3. Ouvrez la rubrique <span style="color:rgb(53,152,219);">Comptabilité</span>.
4. Faites défiler la page jusqu'à la section <span style="color:rgb(53,152,219);">Journaux de banque</span>.
5. Cliquez sur <span style="color:rgb(53,152,219);">+</span> pour créer un nouveau journal.
6. Renseignez le compte comptable indiqué par votre expert-comptable.
7. Renseignez le libellé du journal.
8. Cochez la case Créances irrécouvrables.
9. Enregistrez le journal.

Une fois le journal créé, il pourra être sélectionné lors de la saisie d'un règlement pour une créance irrécouvrable.

## Quel compte comptable utiliser ?

Le compte comptable à associer au journal doit être défini avec votre expert-comptable.

Le Plan comptable général prévoit notamment le compte **654 – Pertes sur créances irrécouvrables** pour constater les pertes correspondant à des créances devenues irrécouvrables, sous réserve du traitement applicable à votre situation.

<p class="callout danger">**Attention** Ne créez pas de journal en créance irrécouvrable pour enregistrer un simple retard de paiement. Une créance impayée n'est pas nécessairement une créance irrécouvrable. Vérifiez avec votre expert-comptable que les conditions permettant de constater l'irrécouvrabilité de la créance sont réunies avant d'effectuer la saisie dans WinOrtho.</p>

## Une fois le journal configuré

Le journal **Créances irrécouvrables** sera disponible dans la liste des journaux lors de la saisie d'un règlement.

Pour enregistrer une créance irrécouvrable, consultez la page [Saisir un règlement](https://doc.winortho.com/books/les-reglements/page/saisir-un-reglement).

# Méthodes de visualisation du chiffre d’affaires

WinOrtho permet plusieurs méthodes pour visualiser le chiffre d’affaire sur une période donnée.

<p class="callout info">En comptabilité, le chiffre d’affaires correspond au total hors taxe des factures sur une période donnée. La TVA collectée ne constitue pas un revenu de l’entreprise : elle est simplement encaissée pour être reversée à l’État, elle n’entre donc pas dans le calcul du chiffre d’affaires réel.</p>

#### Visualisation du chiffre d’affaires dans l’onglet TVA

Il s’agit de la méthode la plus simple et la plus directe. Aucun export n’est réalisé.

1. Rendez-vous dans le menu <span style="color:rgb(230,126,35);">Données </span>&gt; <span style="color:rgb(230,126,35);">TVA</span>
2. Cliquez sur l’onglet <span style="color:rgb(230,126,35);">Période</span>
3. Entrez les dates de la période à couvrir puis cliquez sur <span style="color:rgb(230,126,35);">Valider</span>
4. Le Montant HT s’affiche à gauche de votre écran, il s’agit de votre chiffre d’affaires pour cette période

#### Visualisation du chiffre d’affaires dans les Statistiques

Cette méthode permet la visualisation simple mois par mois du chiffre d’affaires, tout en permettant une comparaison rapide avec le chiffre d’affaires de l’année précédente :

1. Rendez-vous dans le menu <span style="color:rgb(230,126,35);">Statistiques</span>
2. Par défaut le choix est déjà positionné sur <span style="color:rgb(230,126,35);">Chiffre d’affaires</span>, sélectionnez l’année à visualiser.
3. Le chiffre d’affaires de chaque mois sur l’année sélectionnée s’affiche dans le tableau.

#### Transfert des écritures comptable des factures

Il s’agit de la méthode la plus détaillée et la plus complète, mais pas de la méthode la plus directe. WinOrtho permet le transfert des écritures via l’export de documents au format .txt ou .csv à destination d’un logiciel comptable ou d’un logiciel de tableur du type Excel ou LibreOffice Calc.

Le transfert des factures permet d’intégrer dans un logiciel de comptabilité l’ensemble des factures d’une période, comportant l’ensemble des écritures comptables attendues sur ces factures.

La méthode d’export est détaillée [sur cette page](https://doc.winortho.com/books/comptabilite/page/le-transfert-des-ecritures-factures-et-reglements "Le transfert des Écritures : Factures et Règlements").

<p class="callout warning">Attention cette méthode ne permet pas directement la visualisation chiffre d’affaires, elle le permet de façon indirecte via la médiation d’un logiciel comptable ou via l’utilisation d’un logiciel de tableur du type LibreOffice Calc ou Excel. Demandez conseil à votre comptable.</p>

#### Visualisation rapide du chiffre d’affaire dans la liste des factures

Il s’agit d’une méthode de visualisation directe du chiffre d’affaires. Aucun export n’est réalisé.

1. Ouvrez le menu <span style="color:rgb(230,126,35);">Factures</span>
2. Cliquez sur<span style="color:rgb(230,126,35);"> Filtres avancés</span>
3. Indiquez la période pour le chiffre d’affaires avec une <span style="color:rgb(230,126,35);">date de début</span> et une <span style="color:rgb(230,126,35);">date de fin</span>
4. Décochez la case <span style="color:rgb(230,126,35);">Factures provisoires</span>, ces factures ne doivent pas entrer en compte dans le chiffre d’affaire.
5. Rendez-vous tout en bas de la page (touche Fin de votre clavier pour aller plus vite) le montant du chiffre d’affaires (Total HT) s’affiche en bas à droite.

#### Export des factures depuis la liste des factures

Cette méthode est plus détaillée que la précédente, mais beaucoup moins directe.

1. Ouvrez le menu <span style="color:rgb(230,126,35);">Factures</span>
2. Cliquez sur <span style="color:rgb(230,126,35);">Filtres avancés</span>
3. Indiquez la période pour le chiffre d’affaires avec une <span style="color:rgb(230,126,35);">date de début</span> et une <span style="color:rgb(230,126,35);">date de fin</span>
4. Décochez la case <span style="color:rgb(230,126,35);">Factures provisoires</span>, ces factures ne doivent pas entrer en compte dans le chiffre d’affaires.
5. Rendez-vous tout en bas de la page assurez-vous que toutes les factures sont affichées, s’il y a moins de 500 factures, remontez la page et cochez toutes les lignes dans l’entête du tableau.
6. S’il y a plus de 500 factures, cochez toutes les lignes de la première page, passez sur la seconde, cochez toutes les lignes de la seconde et répétez l’opération autant de fois que nécessaire.
7. Cliquez sur le bouton <span style="color:rgb(230,126,35);">Exporter </span>en haut à droite de la page.

<p class="callout warning">Attention cette méthode ne permet pas directement la visualisation chiffre d’affaires, elle le permet de façon indirecte via la médiation d’un logiciel comptable ou via l’utilisation d’un logiciel de tableur du type LibreOffice Calc ou Excel. Demandez conseil à votre comptable.</p>