Comptabilité Paramétrage des comptes et des informations comptables Création d'un accès dédié à la comptabilité La création d'un compte utilisateur dédié à la comptabilité permet à votre comptable de récupérer lui-même les factures et les règlements, sans accéder aux dossiers patients ni aux paramètres du logiciel. La procédure de création est identique à celle décrite sur la page Utilisateurs. Seuls les droits d'accès à attribuer diffèrent. Créer l'utilisateur Cliquez sur le petit bonhomme en haut à droite. Ouvrez le menu Préférences puis l'onglet Collaborateurs. Dans la partie Utilisateurs, cliquez sur le bouton +. Saisissez le nom et le prénom de votre comptable. Saisissez un nom d'utilisateur, qui servira d'identifiant de connexion. Saisissez un mot de passe, puis confirmez-le. Attribuer les droits d'accès Renseignez les droits d'accès exactement comme indiqué ci-dessous. Droit Valeur à sélectionner Accès aux dossiers patient Accès interdit Accès aux devis Lecture seule Accès aux factures Lecture seule Accès menu télétransmission Accès interdit Accès menu gestion Accès total Accès menu données Accès interdit Accès menu logistique Lecture seule Accès menu production Lecture seule Accès aux statistiques Lecture seule Accès au calendrier Accès interdit Accès aux préférences Accès interdit Cochez ensuite la case Autoriser impression/export des listes. Si vous souhaitez autoriser votre comptable à paramétrer les différents comptes comptable, l'accès aux préférences doit être positionné sur "Responsable". Attention, dans ce cas il aura la possibilité de modifier ses propres accès ainsi que tous les autre paramétrages. Nous vous recommandons de configurer cela de votre côté avec les informations fournies par votre comptable. Pour le détail des niveaux d'accès (accès interdit, lecture seule, accès total), reportez-vous à la page Utilisateurs. Valider et transmettre les identifiants Validez la création de l'utilisateur. Transmettez à votre comptable l'adresse de connexion, son nom d'utilisateur et son mot de passe. Invitez-le à modifier son mot de passe lors de sa première connexion. Accompagner votre comptable Une fois le compte créé, orientez votre comptable vers le livre Comptabilité, et notamment vers les pages suivantes : Le transfert des Écritures : Factures et Règlements : exporter les factures et les règlements dans un fichier .txt ou .csv. Paramétrage des comptes comptables : configurer les comptes selon votre plan comptable. Méthodes de visualisation du chiffre d'affaires : consulter le chiffre d'affaires sur une période donnée. Configurer un journal de banque pour les créances irrécouvrables : traiter les créances irrécouvrables. Le paramétrage des comptes comptables et la configuration d'un journal de banque s'effectuent depuis le menu Préférences. Réalisez ces opérations avec votre comptable depuis votre propre compte. Paramétrage des comptes comptables Paramétrage des comptes selon le plan comptable de la société Aller dans le menu Préférences. Aller dans l’onglet Comptabilité. Entrez vos préférences selon le plan comptable de votre société. Vous pouvez créer différents Comptes de vente, dans la liste des LPP, un article spécifique peut-être assigné à un compte de vente spécifique. Les journaux spécifiques aux acomptes doivent avoir la case « acompte » spécifiquement cochée pour être effectifs Le transfert des Écritures : Factures et Règlements Export des factures ou règlements dans un fichier au format .txt ou .csv à destination d’un logiciel de gestion comptable Le transfert des factures ou des règlements permet de générer un fichier .txt ou .csv contenant les données des factures et pouvant être importé dans un logiciel de comptabilité Configuration préalable Avant tout export, vous avez la possibilité de configurer plus finement les informations que vous souhaitez exporter. Nous vous conseillons d’effectuer ces paramétrages de concert avec votre comptable de sorte à ce que les exports soient réalisés en fonction des besoins comptables de votre entreprise. Cliquer sur le petit bonhomme en haut à droite. Ouvrir le menu Préférences puis l’onglet Comptabilité. Dans le champ Format d’export choisir Export paramétrable. De nouveaux champs apparaissent que vous pouvez modifier selon vos besoins :  Choix des colonnes export facture Permet de sélectionner les colonnes souhaités pour l’export des factures (voir le tableau ci-dessous) Choix des colonnes export règlement Permet de sélectionner les colonnes souhaités pour l’export des règlements (voir le tableau ci-dessous) Type d’export Permet de choisir entre un export .txt ou un export .csv Format date export facture Permet de sélectionner le format de la date souhaité Format date export règlement Permet de sélectionner le format de la date souhaité Colonnes paramétrables dans le tableau des exports de facture Colonnes possibles dans le tableau des exports de facture Description des colonnes Date Date de la facture Journal Correspond au journal définit par défaut (VEE) ou au journal paramétré selon le cas Compte Correspond au compte spécifique à chaque ligne comptable N° de facture N° de facture à laquelle est rattachée la ligne comptable Nom Nom du/de la patient·e Prénom Prénom du/de la patient·e Montant Somme affectée à la ligne comptable Sens Détermine s’il s’agit d’une ligne de débit (D) ou de crédit (C) Débit Somme affectée au sens débit Crédit Somme affectée au sens crédit Devise Devise des montants (cette information sera toujours exprimée en Euros) Numéro de caisse Numéro de la caisse de sécurité sociale concernée Numéro de mutuelle Numéro de l’organisme complémentaire  Colonnes paramétrables dans le tableau des exports de facture Colonnes possibles dans le tableau des exports des règlements Description des colonnes Date Date de la facture Journal Correspond au journal définit par défaut (VEE) ou au journal paramétré selon le cas Compte Correspond au compte spécifique à chaque ligne comptable Mode Mode de règlement (Chèque, Virement, Carte Bancaire, Espèces etc.) Libellé Intitulé du règlement saisi lors de la saisie manuelle du règlement ou récupéré par le retour NOEMIE Nom Nom du/de la patient·e Prénom Prénom du/de la patient·e Facture N° de facture à laquelle est rattachée la ligne comptable Montant Somme affectée à la ligne comptable Sens Détermine s’il s’agit d’une ligne de débit (D) ou de crédit (C) Débit Somme affectée au sens débit Crédit Somme affectée au sens crédit Devise Devise des montants (cette information sera toujours exprimée en Euros) Remise Somme remisée Numéro de chèque Numéro du chèque, (information saisie manuellement) Type Part concernée par le règlement (PA = Patient, AMO = Assurance Maladie Obligatoire, AMC = Assurance Maladie Complémentaire) Numéro de caisse Numéro de la caisse de sécurité sociale concernée Numéro de mutuelle Numéro de l’organisme complémentaire Export Ouvrir le menu Gestion puis Transfert des Écritures sélectionnez ensuite selon votre besoin Factures ou Règlements. Sélectionnez la date de début ainsi que la date de fin pour l’export des écritures. Seules les factures ou règlements non transférés apparaitront, si vous souhaitez faire apparaitre les factures ou règlements déjà transférés, cochez la case Factures transférées/Règlement transférés. Cocher les factures/règlements à exporter pour les sélectionner. Cliquer sur Transférer les factures ou Transférer les règlements. Les données à transférer s’affichent, vous pouvez maintenant cliquer sur Télécharger les écritures. Un fichier .txt ou.csv est généré, vous pouvez maintenant l’importer dans votre logiciel de gestion comptable ou le transmettre à votre comptable. Configurer un journal de banque pour les créances irrécouvrables WinOrtho permet de créer un journal de banque dédié aux créances irrécouvrables. Ce journal pourra ensuite être sélectionné lors de la saisie d'un règlement afin d'enregistrer le traitement comptable d'une créance devenue irrécouvrable. À vérifier avec votre expert-comptable  Le compte comptable à associer à ce journal doit être déterminé avec votre expert-comptable, en fonction du traitement comptable applicable à votre situation. Créer le journal de banque en créance irrécouvrable Pour créer un journal dédié aux créances irrécouvrables : Cliquez sur le petit bonhomme en haut à droite. Sélectionnez Préférences. Ouvrez la rubrique Comptabilité. Faites défiler la page jusqu'à la section Journaux de banque. Cliquez sur + pour créer un nouveau journal. Renseignez le compte comptable indiqué par votre expert-comptable. Renseignez le libellé du journal. Cochez la case Créances irrécouvrables. Enregistrez le journal. Une fois le journal créé, il pourra être sélectionné lors de la saisie d'un règlement pour une créance irrécouvrable. Quel compte comptable utiliser ? Le compte comptable à associer au journal doit être défini avec votre expert-comptable. Le Plan comptable général prévoit notamment le compte 654 – Pertes sur créances irrécouvrables pour constater les pertes correspondant à des créances devenues irrécouvrables, sous réserve du traitement applicable à votre situation. Attention Ne créez pas de journal en créance irrécouvrable pour enregistrer un simple retard de paiement. Une créance impayée n'est pas nécessairement une créance irrécouvrable. Vérifiez avec votre expert-comptable que les conditions permettant de constater l'irrécouvrabilité de la créance sont réunies avant d'effectuer la saisie dans WinOrtho. Une fois le journal configuré Le journal Créances irrécouvrables sera disponible dans la liste des journaux lors de la saisie d'un règlement. Pour enregistrer une créance irrécouvrable, consultez la page Saisir un règlement. Méthodes de visualisation du chiffre d’affaires WinOrtho permet plusieurs méthodes pour visualiser le chiffre d’affaire sur une période donnée. En comptabilité, le chiffre d’affaires correspond au total hors taxe des factures sur une période donnée. La TVA collectée ne constitue pas un revenu de l’entreprise : elle est simplement encaissée pour être reversée à l’État, elle n’entre donc pas dans le calcul du chiffre d’affaires réel. Visualisation du chiffre d’affaires dans l’onglet TVA Il s’agit de la méthode la plus simple et la plus directe. Aucun export n’est réalisé. Rendez-vous dans le menu Données > TVA Cliquez sur l’onglet Période Entrez les dates de la période à couvrir puis cliquez sur Valider Le Montant HT s’affiche à gauche de votre écran, il s’agit de votre chiffre d’affaires pour cette période Visualisation du chiffre d’affaires dans les Statistiques Cette méthode permet la visualisation simple mois par mois du chiffre d’affaires, tout en permettant une comparaison rapide avec le chiffre d’affaires de l’année précédente : Rendez-vous dans le menu Statistiques Par défaut le choix est déjà positionné sur Chiffre d’affaires, sélectionnez l’année à visualiser. Le chiffre d’affaires de chaque mois sur l’année sélectionnée s’affiche dans le tableau. Transfert des écritures comptable des factures Il s’agit de la méthode la plus détaillée et la plus complète, mais pas de la méthode la plus directe. WinOrtho permet le transfert des écritures via l’export de documents au format .txt ou .csv à destination d’un logiciel comptable ou d’un logiciel de tableur du type Excel ou LibreOffice Calc. Le transfert des factures permet d’intégrer dans un logiciel de comptabilité l’ensemble des factures d’une période, comportant l’ensemble des écritures comptables attendues sur ces factures.  La méthode d’export est détaillée sur cette page.  Attention cette méthode ne permet pas directement la visualisation chiffre d’affaires, elle le permet de façon indirecte via la médiation d’un logiciel comptable ou via l’utilisation d’un logiciel de tableur du type LibreOffice Calc ou Excel. Demandez conseil à votre comptable. Visualisation rapide du chiffre d’affaire dans la liste des factures Il s’agit d’une méthode de visualisation directe du chiffre d’affaires. Aucun export n’est réalisé. Ouvrez le menu Factures Cliquez sur Filtres avancés Indiquez la période pour le chiffre d’affaires avec une date de début et une date de fin Décochez la case Factures provisoires, ces factures ne doivent pas entrer en compte dans le chiffre d’affaire. Rendez-vous tout en bas de la page (touche Fin de votre clavier pour aller plus vite) le montant du chiffre d’affaires (Total HT) s’affiche en bas à droite. Export des factures depuis la liste des factures Cette méthode est plus détaillée que la précédente, mais beaucoup moins directe. Ouvrez le menu Factures Cliquez sur Filtres avancés Indiquez la période pour le chiffre d’affaires avec une date de début et une date de fin Décochez la case Factures provisoires, ces factures ne doivent pas entrer en compte dans le chiffre d’affaires. Rendez-vous tout en bas de la page assurez-vous que toutes les factures sont affichées, s’il y a moins de 500 factures, remontez la page et cochez toutes les lignes dans l’entête du tableau. S’il y a plus de 500 factures, cochez toutes les lignes de la première page, passez sur la seconde, cochez toutes les lignes de la seconde et répétez l’opération autant de fois que nécessaire. Cliquez sur le bouton Exporter en haut à droite de la page. Attention cette méthode ne permet pas directement la visualisation chiffre d’affaires, elle le permet de façon indirecte via la médiation d’un logiciel comptable ou via l’utilisation d’un logiciel de tableur du type LibreOffice Calc ou Excel. Demandez conseil à votre comptable.