Le RGPD appliqué au cabinet
Référentiel BTS — BC4 / C4.7 « Accéder aux données de santé numériques dans le respect de la réglementation ».
L'essentiel : le RGPD ne dit pas « interdit de traiter des données ». Il dit : sachez pourquoi vous les traitez, n'en collectez pas plus que nécessaire, ne les gardez pas indéfiniment, et soyez capable de le prouver.
Objectif
À la fin de cette page, vous savez :
- nommer les principes du RGPD et les appliquer à un dossier d'appareillage ;
- identifier la base légale des traitements d'un cabinet ;
- fixer une durée de conservation et savoir ce qui se passe ensuite.
Le vocabulaire minimum
| Terme | Définition | Au cabinet |
|---|---|---|
| Donnée personnelle | Toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable | Nom, NIR, téléphone, mais aussi un scan 3D ou une photo clinique |
| Donnée sensible | Catégorie particulière, dont les données de santé | Diagnostic, mesures, appareillage délivré, ordonnance |
| Traitement | Toute opération sur des données : collecte, consultation, stockage, envoi, suppression | Créer une fiche, facturer, télétransmettre, archiver |
| Responsable de traitement | Celui qui décide des finalités et des moyens | Le cabinet (la structure, via son dirigeant) |
| Sous-traitant | Celui qui traite pour le compte du responsable | L'éditeur du logiciel, l'hébergeur, le cabinet comptable |
Les données de santé sont par principe interdites de traitement, sauf exceptions — dont la principale ici : le traitement nécessaire aux fins de médecine préventive, de diagnostic, de prise en charge sanitaire, par un professionnel soumis au secret. C'est ce qui rend l'activité du cabinet licite.
Les six principes, appliqués à l'appareillage
1. Licéité, loyauté, transparence — le patient sait quelles données sont recueillies et pourquoi. D'où l'obligation d'une mention d'information (voir page suivante).
2. Finalité déterminée — chaque donnée est collectée pour un but précis et ne peut être réutilisée pour un autre sans réexamen. Exemple : les coordonnées recueillies pour la prise en soins ne peuvent pas servir à une campagne commerciale sans base distincte.
3. Minimisation — on ne collecte que le nécessaire. La question test : à quoi cette information me sert-elle concrètement ? Exemple : la profession du patient est pertinente si elle conditionne le choix de l'appareil ; sa situation familiale détaillée, rarement.
4. Exactitude — les données doivent être à jour : adresse, droits, mutuelle, mais aussi l'identité du patient, dont l'exactitude conditionne tout le reste. Une donnée de santé rattachée au mauvais dossier est à la fois une erreur de traitement et un risque pour le patient.
5. Limitation de la conservation — on ne garde pas tout, pour toujours.
6. Intégrité et confidentialité — sécurité des données ; c'est l'objet du livre Formation métier — Sécurité numérique.
À quoi s'ajoute la responsabilité (accountability) : être capable de démontrer que tout cela est respecté — d'où le registre des traitements.
Les bases légales du cabinet
Ce n'est presque jamais le consentement.
| Traitement | Base légale |
|---|---|
| Dossier patient, prise en soins | Obligation légale / mission d'intérêt public en matière de santé ; le dossier est d'ailleurs imposé par l'article 21 de l'arrêté du 1er février 2011 |
| Facturation, comptabilité, télétransmission | Obligation légale |
| Gestion des rendez-vous, relation client | Intérêt légitime ou exécution du contrat |
| Envoi d'une enquête de satisfaction, newsletter | Consentement — libre, spécifique, révocable |
| Photos cliniques utilisées en formation ou en communication | Consentement explicite et distinct, par écrit |
Conséquence pratique : un patient ne peut pas « retirer son consentement » au dossier patient, parce que ce dossier ne repose pas sur son consentement. En revanche, il peut s'opposer à une newsletter ou refuser l'usage de ses photos — et cela ne change rien à sa prise en charge.
Combien de temps garde-t-on les données ?
Le principe est qu'une durée doit être déterminée, justifiée et écrite dans le registre. Les repères usuels :
| Donnée | Repère |
|---|---|
| Dossier de prise en soins | Conservé pendant toute la durée du suivi puis archivé ; la durée retenue doit tenir compte du suivi de l'appareillage (renouvellements, garantie, responsabilité) et des délais de prescription en matière de responsabilité médicale |
| Pièces comptables et factures | 10 ans (obligation du code de commerce) |
| Données de facturation / télétransmission | Le temps nécessaire au recouvrement et aux contrôles |
| Candidatures non retenues | Quelques mois, sauf accord de la personne |
| Vidéosurveillance, le cas échéant | Quelques semaines au plus |
⚠️ Points de vigilance. Les durées applicables au dossier de santé varient selon le statut de la structure et évoluent : la durée retenue par le cabinet doit être écrite, justifiée et vérifiée auprès de la CNIL, de l'organisation professionnelle ou d'un conseil — ce n'est pas un chiffre à retenir par cœur. Et « archiver » n'est pas « laisser dans la base courante » : les dossiers clos doivent être séparés de l'actif, avec des accès restreints.
Au terme de la durée : suppression ou anonymisation véritable (une donnée anonymisée ne permet plus, par aucun moyen, de remonter à la personne — sinon elle reste personnelle).
Ce que le cabinet doit avoir mis en place
- Une mention d'information affichée et remise aux patients.
- Un registre des traitements (page Registre, DPO et violations de données).
- Des durées de conservation définies et appliquées.
- Des contrats de sous-traitance conformes avec l'éditeur, l'hébergeur, le comptable.
- Des habilitations limitées au besoin d'en connaître, et une traçabilité des accès.
- Une procédure pour répondre aux demandes des patients dans un délai d'un mois.
À retenir
- Finalité, minimisation, durée limitée, sécurité, preuve : les cinq réflexes.
- La base légale du dossier patient est l'obligation légale, pas le consentement.
- Le consentement est réservé à ce qui est facultatif (photos en communication, newsletter).
- Les durées de conservation doivent être écrites et justifiées — et vérifiées, car elles évoluent.
- Le cabinet est responsable de traitement ; l'éditeur et l'hébergeur sont sous-traitants.