# Le RGPD appliqué au cabinet

> **Référentiel BTS** — **BC4 / C4.7** « Accéder aux données de santé numériques dans le respect de la réglementation ».

> **L'essentiel :** le RGPD ne dit pas « interdit de traiter des données ». Il dit : **sachez pourquoi vous les traitez, n'en collectez pas plus que nécessaire, ne les gardez pas indéfiniment, et soyez capable de le prouver.**

## Objectif

À la fin de cette page, vous savez :

- nommer les principes du RGPD et les appliquer à un dossier d'appareillage ;
- identifier la **base légale** des traitements d'un cabinet ;
- fixer une **durée de conservation** et savoir ce qui se passe ensuite.

## Le vocabulaire minimum

| Terme | Définition | Au cabinet |
|---|---|---|
| **Donnée personnelle** | Toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable | Nom, NIR, téléphone, mais aussi un **scan 3D** ou une **photo clinique** |
| **Donnée sensible** | Catégorie particulière, dont les données **de santé** | Diagnostic, mesures, appareillage délivré, ordonnance |
| **Traitement** | Toute opération sur des données : collecte, consultation, stockage, envoi, suppression | Créer une fiche, facturer, télétransmettre, archiver |
| **Responsable de traitement** | Celui qui décide des finalités et des moyens | **Le cabinet** (la structure, via son dirigeant) |
| **Sous-traitant** | Celui qui traite pour le compte du responsable | L'éditeur du logiciel, l'hébergeur, le cabinet comptable |

> Les données de santé sont par principe **interdites de traitement**, sauf exceptions — dont la principale ici : le traitement **nécessaire aux fins de médecine préventive, de diagnostic, de prise en charge sanitaire**, par un professionnel soumis au secret. C'est ce qui rend l'activité du cabinet licite.

## Les six principes, appliqués à l'appareillage

**1. Licéité, loyauté, transparence** — le patient sait quelles données sont recueillies et pourquoi. D'où l'obligation d'une **mention d'information** (voir page suivante).

**2. Finalité déterminée** — chaque donnée est collectée **pour un but précis** et ne peut être réutilisée pour un autre sans réexamen.
*Exemple :* les coordonnées recueillies pour la prise en soins ne peuvent pas servir à une campagne commerciale sans base distincte.

**3. Minimisation** — on ne collecte que le **nécessaire**. La question test : *à quoi cette information me sert-elle concrètement ?*
*Exemple :* la profession du patient est pertinente si elle conditionne le choix de l'appareil ; sa situation familiale détaillée, rarement.

**4. Exactitude** — les données doivent être à jour : adresse, droits, mutuelle, mais aussi l'**identité** du patient, dont l'exactitude conditionne tout le reste. Une donnée de santé rattachée au mauvais dossier est à la fois une erreur de traitement et un risque pour le patient.

**5. Limitation de la conservation** — on ne garde pas tout, pour toujours.

**6. Intégrité et confidentialité** — sécurité des données ; c'est l'objet du livre *Formation métier — Sécurité numérique*.

À quoi s'ajoute la **responsabilité** (*accountability*) : être capable de **démontrer** que tout cela est respecté — d'où le registre des traitements.

## Les bases légales du cabinet

Ce n'est presque jamais le consentement.

| Traitement | Base légale |
|---|---|
| Dossier patient, prise en soins | **Obligation légale / mission d'intérêt public en matière de santé** ; le dossier est d'ailleurs imposé par l'article 21 de l'arrêté du 1<sup>er</sup> février 2011 |
| Facturation, comptabilité, télétransmission | **Obligation légale** |
| Gestion des rendez-vous, relation client | **Intérêt légitime** ou exécution du contrat |
| Envoi d'une enquête de satisfaction, newsletter | **Consentement** — libre, spécifique, révocable |
| Photos cliniques utilisées en formation ou en communication | **Consentement** explicite et distinct, par écrit |

**Conséquence pratique :** un patient ne peut pas « retirer son consentement » au dossier patient, parce que ce dossier ne repose pas sur son consentement. En revanche, il peut **s'opposer** à une newsletter ou refuser l'usage de ses photos — et cela ne change rien à sa prise en charge.

## Combien de temps garde-t-on les données ?

Le principe est qu'une durée doit être **déterminée, justifiée et écrite** dans le registre. Les repères usuels :

| Donnée | Repère |
|---|---|
| **Dossier de prise en soins** | Conservé pendant toute la durée du suivi puis **archivé** ; la durée retenue doit tenir compte du suivi de l'appareillage (renouvellements, garantie, responsabilité) et des délais de prescription en matière de responsabilité médicale |
| **Pièces comptables et factures** | **10 ans** (obligation du code de commerce) |
| **Données de facturation / télétransmission** | Le temps nécessaire au recouvrement et aux contrôles |
| **Candidatures non retenues** | Quelques mois, sauf accord de la personne |
| **Vidéosurveillance**, le cas échéant | Quelques semaines au plus |

> ⚠️ **Points de vigilance.** Les durées applicables au dossier de santé varient selon le statut de la structure et évoluent : la durée retenue par le cabinet doit être **écrite, justifiée et vérifiée** auprès de la CNIL, de l'organisation professionnelle ou d'un conseil — ce n'est pas un chiffre à retenir par cœur. Et « archiver » n'est pas « laisser dans la base courante » : les dossiers clos doivent être **séparés** de l'actif, avec des accès restreints.

Au terme de la durée : **suppression** ou **anonymisation** véritable (une donnée anonymisée ne permet plus, par aucun moyen, de remonter à la personne — sinon elle reste personnelle).

## Ce que le cabinet doit avoir mis en place

- Une **mention d'information** affichée et remise aux patients.
- Un **registre des traitements** (page *Registre, DPO et violations de données*).
- Des **durées de conservation** définies et appliquées.
- Des **contrats de sous-traitance** conformes avec l'éditeur, l'hébergeur, le comptable.
- Des **habilitations** limitées au besoin d'en connaître, et une **traçabilité** des accès.
- Une procédure pour répondre aux **demandes des patients** dans un délai d'un mois.

## À retenir

- **Finalité, minimisation, durée limitée, sécurité, preuve** : les cinq réflexes.
- La base légale du dossier patient est l'**obligation légale**, **pas le consentement**.
- Le consentement est réservé à ce qui est **facultatif** (photos en communication, newsletter).
- Les **durées de conservation** doivent être **écrites et justifiées** — et vérifiées, car elles évoluent.
- Le cabinet est **responsable de traitement** ; l'éditeur et l'hébergeur sont **sous-traitants**.