Traçabilité et habilitations dans le logiciel
Référentiel BTS — BC4 / C4.7. Page de mise en pratique, avec renvois vers les écrans de WinOrtho.
L'essentiel : deux mécanismes traduisent la réglementation dans le logiciel — les habilitations (qui a le droit de voir quoi) et la journalisation (qui a effectivement fait quoi, et quand). Sans eux, aucune des obligations précédentes n'est démontrable.
Objectif
À la fin de cette page, vous savez :
- définir un profil d'habilitation à partir d'un rôle ;
- lire un journal d'activité et en tirer une conclusion ;
- situer ces éléments dans WinOrtho.
1. Les habilitations
Une habilitation répond à la question : de quoi cette personne a-t-elle besoin pour faire son travail ? — et à rien d'autre. C'est le principe du moindre privilège, transposé au logiciel métier.
Méthode en quatre étapes :
- Lister les rôles réels de la structure, pas les personnes : orthoprothésiste, technicien, secrétariat, gestion, direction, apprenti.
- Pour chaque rôle, lister les opérations nécessaires : consulter / créer / modifier / supprimer / exporter, par domaine (patients, PEC, facturation, stock, atelier, paramétrage).
- Créer un profil par rôle, et y rattacher les personnes — jamais l'inverse.
- Revoir la liste au moins une fois par an, et à chaque arrivée, changement de poste ou départ.
Les points de vigilance :
- Le droit d'exporter ou d'imprimer en masse mérite plus d'attention que le droit de consulter : c'est par là que partent les fuites volumineuses.
- Le droit de supprimer doit être rare et tracé.
- Les comptes d'administration ne servent qu'à administrer.
- Un apprenti ou stagiaire a un compte nominatif, restreint, et désactivé à la fin du stage.
- Un compte générique partagé annule toute traçabilité : c'est le défaut le plus grave.
2. La journalisation
Le journal enregistre qui, quand, quoi. C'est la contrepartie du droit d'accès aux données : parce que les professionnels peuvent consulter les dossiers, il faut pouvoir vérifier que ces consultations étaient légitimes.
Un journal sert à trois choses :
- répondre au patient qui demande qui a consulté son dossier ;
- établir les faits après un incident (violation, suspicion de consultation indue) ;
- dissuader — savoir que tout est tracé change les comportements.
Encore faut-il qu'il soit exploité : un journal que personne ne regarde jamais ne dissuade personne. Une revue périodique, même sommaire — quelques sondages par trimestre, et systématiquement après un événement — suffit à le rendre réel.
⚠️ Le journal contient lui-même des données personnelles (celles des salariés). Il a donc une durée de conservation définie, un accès restreint, et il ne peut pas être détourné en outil de surveillance permanente de l'activité des employés : son usage doit être annoncé à l'équipe, et proportionné.
3. Dans WinOrtho
| Notion | Où la voir | Support détaillé |
|---|---|---|
| Comptes et profils utilisateurs | Écran Préférences | Formation logiciel — Système → Préférences |
| Journal d'activité (qui a fait quoi, quand) | Écran Journal d'activité | Formation logiciel — Direction → Journal d'activité |
| Exports de données | Écran Exports | Formation logiciel — Direction → Exports |
| Documents du dossier patient | Onglet Documents de la prise en charge | Formation logiciel — Général → Prises en charge |
| Données de droits et de mutuelle | Fiche patient | Formation logiciel — Général → Patients |
À retenir
- Habilitations = le droit d'accéder ; journal = la preuve de ce qui a été fait.
- On crée des profils par rôle, et on y rattache les personnes.
- Export et suppression sont les droits les plus sensibles.
- Un compte partagé détruit la traçabilité — et donc la conformité.
- Le journal doit être relu pour servir à quelque chose, et reste lui-même encadré.