Traçabilité et habilitations dans le logiciel

Référentiel BTS — BC4 / C4.7. Page de mise en pratique, avec renvois vers les écrans de WinOrtho.
L'essentiel : deux mécanismes traduisent la réglementation dans le logiciel — les habilitations (qui a le droit de voir quoi) et la journalisation (qui a effectivement fait quoi, et quand). Sans eux, aucune des obligations précédentes n'est démontrable.
Objectif
À la fin de cette page, vous savez :
définir un profil d'habilitation à partir d'un rôle ;
lire un journal d'activité et en tirer une conclusion ;
situer ces éléments dans WinOrtho.
1. Les habilitations
Une habilitation répond à la question : de quoi cette personne a-t-elle besoin pour faire son travail ? — et à rien d'autre. C'est le principe du moindre privilège, transposé au logiciel métier.
Méthode en quatre étapes :
Lister les rôles réels de la structure, pas les personnes : orthoprothésiste, technicien, secrétariat, gestion, direction, apprenti.
Pour chaque rôle, lister les opérations nécessaires : consulter / créer / modifier / supprimer / exporter, par domaine (patients, PEC, facturation, stock, atelier, paramétrage).
Créer un profil par rôle, et y rattacher les personnes — jamais l'inverse.
Revoir la liste au moins une fois par an, et à chaque arrivée, changement de poste ou départ.
Les points de vigilance :
Le droit d'exporter ou d'imprimer en masse mérite plus d'attention que le droit de consulter : c'est par là que partent les fuites volumineuses.
Le droit de supprimer doit être rare et tracé.
Les comptes d'administration ne servent qu'à administrer.
Un apprenti ou stagiaire a un compte nominatif, restreint, et désactivé à la fin du stage.
Un compte générique partagé annule toute traçabilité : c'est le défaut le plus grave.
2. La journalisation
Le journal enregistre qui, quand, quoi. C'est la contrepartie du droit d'accès aux données : parce que les professionnels peuvent consulter les dossiers, il faut pouvoir vérifier que ces consultations étaient légitimes.
Un journal sert à trois choses :
répondre au patient qui demande qui a consulté son dossier ;
établir les faits après un incident (violation, suspicion de consultation indue) ;
dissuader — savoir que tout est tracé change les comportements.
Encore faut-il qu'il soit exploité : un journal que personne ne regarde jamais ne dissuade personne. Une revue périodique, même sommaire — quelques sondages par trimestre, et systématiquement après un événement — suffit à le rendre réel.
⚠️ Le journal contient lui-même des données personnelles (celles des salariés). Il a donc une durée de conservation définie, un accès restreint, et il ne peut pas être détourné en outil de surveillance permanente de l'activité des employés : son usage doit être annoncé à l'équipe, et proportionné.
3. Dans WinOrtho
Notion
Où la voir
Support détaillé
Comptes et profils utilisateurs
Écran Préférences
Formation logiciel — Système → Préférences
Journal d'activité (qui a fait quoi, quand)
Écran Journal d'activité
Formation logiciel — Direction → Journal d'activité
Exports de données
Écran Exports
Formation logiciel — Direction → Exports
Documents du dossier patient
Onglet Documents de la prise en charge
Formation logiciel — Général → Prises en charge
Données de droits et de mutuelle
Fiche patient
Formation logiciel — Général → Patients
À retenir
Habilitations = le droit d'accéder ; journal = la preuve de ce qui a été fait.
On crée des profils par rôle, et on y rattache les personnes.
Export et suppression sont les droits les plus sensibles.
Un compte partagé détruit la traçabilité — et donc la conformité.
Le journal doit être relu pour servir à quelque chose, et reste lui-même encadré.