L'inventaire
Inventaire des stocks
Inventaire des articles
L'inventaire des articles permet de saisir les quantités des stocks après comptage, puis de mettre à jour les quantités.
Avant de démarrer un inventaire, il est impératif de ne plus réaliser aucune entrée ou sortie de stock (facturation, réception de commande...) et cela jusqu'à sa clôture
L'inventaire commence, la liste des articles s'affiche
Cliquer sur Afficher les filtres permet de filtrer les articles par fournisseur, par emplacement, ou de rechercher un article en particulier.
Attention, un même article avec un emplacement, un numéro de série ou un numéro de lot différent apparaîtra sur une ligne à part dans le décompte. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un seul et même article.
Cliquer sur Imprimer permet imprimer la liste des articles et de noter après comptage les quantité de chaque article.
- Saisir les quantités constatées après comptage pour chaque article
- Cliquer sur Clôturer afin de finaliser l'inventaire
- Un récapitulatif des mouvements de stocks est affiché
- Cliquer sur Confirmer l'inventaire
- Le stock sera mis à jour à la prochaine étape : Cliquer sur oui
- L'inventaire est terminé, les stocks sont à jour
- Enregistrer le fichier .zip de l’export après inventaire en lieu sûr sur votre ordinateur. Ces fichiers devront être communiqués à votre comptabilité avec l’export du début d’inventaire afin d’évaluer les écarts d’un point de vue comptable. Pour plus de détails, voir la section : Lire les fichiers d’export d’inventaire.
Lorsqu'un article est présent physiquement, mais non présent dans la liste, il est possible de le créer en cliquant sur Ajouter ref.
Dans le cas où plusieurs lieux de stockage sont disponible, il convient de créer un inventaire par lieu
Inventaire des pièces
L'inventaire des pièces permet de saisir les quantités des stocks après comptage, puis de mettre à jour les stocks.
Il est impératif d’effectuer un export des pièces avant tout début d’inventaire
Avant de démarrer un inventaire, il est impératif de ne plus réaliser aucune entrée ou sortie de stock (facturation, réception de commande...) et cela jusqu'à sa clôture
L'inventaire commence, la liste des pièces s'affiche
Cliquer sur Afficher les filtres permet de filtrer les pièces par fournisseur, par emplacement, ou de rechercher une pièce en particulier.
Cliquer sur Imprimer permet imprimer la liste des pièces et de noter après comptage les quantité de chaque pièce.
Attention, une même pièce avec un emplacement, un numéro de série ou un numéro de lot différent apparaîtra sur une ligne à part dans le décompte. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour une seule et même pièce.
- Saisir les quantités constatées après comptage pour chaque pièce
- Cliquer sur Clôturer afin de finaliser l'inventaire et patienter
- Un récapitulatif des mouvements de stocks est affiché
- Cliquer sur Confirmer l'inventaire
- Le stock sera mis à jour à la prochaine étape : Cliquer sur oui et patienter
- L'inventaire est terminé, les stocks sont à jour
- Enregistrer le fichier .zip de l’export après inventaire en lieu sûr sur votre ordinateur. Ces fichiers devront être communiqués à votre comptabilité avec l’export du début d’inventaire afin d’évaluer les écarts d’un point de vue comptable.
- Pour plus de détails, voir la section : Lire les fichiers d’export d’inventaire.
Lorsqu'une pièce est présente physiquement, mais non présent dans la liste, il est possible de le créer en cliquant sur Ajouter ref.
Dans le cas où plusieurs lieux de stockage sont disponible, il convient de créer un inventaire par lieu
Lire les fichiers d’export d’inventaire.
Description des fichiers d’inventaire
Lors d’un inventaire, WinOrtho génère deux fichiers enregistrés sur votre ordinateur au format CSV :
- un fichier pré-inventaire : photographie du stock avant le début de l’inventaire
- un fichier post-inventaire : photographie du stock après la réalisation de l’inventaire
Les fichiers sont composés d’une succession de lignes, chaque ligne représentant une unité physique de stock (également appelée produit article ou produit pièce).
Une même référence d’article peut donc apparaître sur plusieurs lignes. Chaque unité est indépendante et peut posséder ses propres caractéristiques (emplacement, numéro de série, numéro de lot, prix d’achat, etc.).
Pour les inventaire d’article il faudra utiliser les fichiers nommés « articles » et pour les inventaire de pièce il faudra utiliser les fichiers nommés « pieces »
Ouverture des fichiers
Les fichiers CSV générés par WinOrtho peuvent être ouverts avec la plupart des logiciels de tableur (Excel, LibreOffice Calc etc.).
Pour ouvrir un fichier :
- Ouvrez votre logiciel de tableur.
- Sélectionnez la fonction Ouvrir ou Importer un fichier CSV.
- Choisissez le fichier généré par WinOrtho.
- Vérifiez les paramètres d’importation suivants :
- Encodage : Unicode UTF-8
- Séparateur de champs : virgule (,)
- Validez l’importation.
Le fichier est alors affiché sous forme de tableau, avec une colonne pour chaque information.
Lecture des fichiers CSV, description des colonnes
Les fichiers d’inventaire contiennent de nombreuses informations. Les colonnes les plus utilisées sont les suivantes :
- codeACL : code identifiant de l’article
- designation : désignation de l’article
- fournisseur : fournisseur de l’article
- dateReception : date de réception de l’unité
- prixAchatHT : prix d’achat hors taxes de l’unité (il s’agit de la colonne utilisée pour la valorisation du stock)
- lieu : lieu de stockage principal
- emplacement : emplacement précis de l’unité
- numSerie : numéro de série de l’unité
- numLot : numéro de lot de l’unité
- disponibilite : état de disponibilité de l’unité (dans le cas d’article en location)
Comparaison des fichiers pré et post-inventaire et valorisation
La comparaison des deux fichiers permet de mesurer l’écart de stock en valorisation financière.
Le calcul est réalisé à partir de la colonne prixAchatHT.
Il conviendra dans certains cas, selon votre logiciel de tableur, de remplacer les « . » par des « , » dans la colonne prixAchatHT afin que vous puissiez opérer des calculs sur cette colonne.
Cette colonne contient le prix d’achat hors taxes de chaque unité de stock.
Méthode de calcul
- Ouvrez le fichier pré-inventaire et calculez la somme de la colonne prixAchatHT.
- Ouvrez le fichier post-inventaire et calculez la somme de la colonne prixAchatHT.
- Comparez les deux montants obtenus.