# L'inventaire

Inventaire des stocks

# Inventaire des articles

<p class="callout success">L'inventaire des articles permet de **saisir les quantités des stocks après comptage**, puis de mettre à jour les quantités.</p>

<p class="callout danger"><span style="color:rgb(186,55,42);">Avant de démarrer un inventaire, **il est impératif de ne plus réaliser aucune entrée ou sortie de stock** (facturation, réception de commande...) et **cela jusqu'à sa clôture**</span></p>

1. Ouvrir le menu <span style="color:rgb(230,126,35);">Logistique</span>
2. Ouvrir le menu <span style="color:rgb(230,126,35);">Inventaires</span>
3. Cliquer sur le bouton Exporter le stock avant l’inventaire
4. Cliquer sur le bouton <span style="color:rgb(230,126,35);">Nouvel inventaire</span>
5. <span style="color:rgb(52,73,94);">Donner un <span style="color:rgb(53,152,219);">nom</span> à l'inventaire (par exemple *Inventaire 2024*)</span>
6. <span style="color:rgb(52,73,94);">Choisir le <span style="color:rgb(53,152,219);">lieu</span> de l'inventaire</span>
7. Choisir <span style="color:rgb(230,126,35);">Articles</span>
8. Le fichier .zip de l’export avant inventaire se télécharge automatiquement, **veillez à le conserver en lieu sûr sur votre ordinateur et de faire une sauvegarde.** Ces fichiers devront être communiqués à votre comptabilité afin d’évaluer les écarts.

**<span style="color:rgb(52,73,94);">L'inventaire commence, la liste des articles s'affiche</span>**

<p class="callout info">Cliquer sur <span style="color:rgb(53,152,219);"><span style="color:rgb(230,126,35);">Afficher les filtres</span> <span style="color:rgb(52,73,94);">permet de filtrer les articles par fournisseur, par emplacement, ou de rechercher un article en particulier.</span></span></p>

<p class="callout warning"><span style="color:rgb(53,152,219);"><span style="color:rgb(52,73,94);">Attention, un même article avec un emplacement, un numéro de série ou un numéro de lot différent apparaîtra sur une ligne à part dans le décompte. **Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un seul et même article**.</span></span></p>

<p class="callout info"><span style="color:rgb(53,152,219);"><span style="color:rgb(52,73,94);">Cliquer sur <span style="color:rgb(230,126,35);">Imprimer <span style="color:rgb(52,73,94);">permet imprimer la liste des articles et de noter après comptage les quantité de chaque article.</span></span></span></span></p>

1. <span style="color:rgb(53,152,219);"><span style="color:rgb(52,73,94);"><span style="color:rgb(230,126,35);"><span style="color:rgb(52,73,94);">Saisir les quantités constatées après comptage pour chaque article</span></span></span></span>
2. <span style="color:rgb(53,152,219);"><span style="color:rgb(52,73,94);"><span style="color:rgb(230,126,35);"><span style="color:rgb(52,73,94);">Cliquer sur <span style="color:rgb(230,126,35);">Clôturer</span> afin de finaliser l'inventaire</span></span></span></span>
3. <span style="color:rgb(53,152,219);"><span style="color:rgb(52,73,94);"><span style="color:rgb(230,126,35);"><span style="color:rgb(52,73,94);">Un récapitulatif des mouvements de stocks est affiché</span></span></span></span>
4. <span style="color:rgb(53,152,219);"><span style="color:rgb(52,73,94);"><span style="color:rgb(230,126,35);"><span style="color:rgb(52,73,94);">Cliquer sur <span style="color:rgb(230,126,35);">Confirmer l'inventaire</span></span></span></span></span>
5. <span style="color:rgb(52,73,94);"><span style="color:rgb(224,62,45);">Le stock sera mis à jour à la prochaine étape</span> : Cliquer sur<span style="color:rgb(230,126,35);"> oui</span></span>
6. <span style="color:rgb(52,73,94);">L'inventaire est terminé, les stocks sont à jour</span>
7. Enregistrer le fichier .zip de l’export après inventaire en lieu sûr sur votre ordinateur. Ces fichiers devront être communiqués à votre comptabilité avec l’export du début d’inventaire afin d’évaluer les écarts d’un point de vue comptable. Pour plus de détails, voir la section : [Lire les fichiers d’export d’inventaire.](https://doc.winortho.com/books/linventaire/page/lire-les-fichiers-dexport-dinventaire "Lire les fichiers d’export d’inventaire.")

<p class="callout warning"><span style="color:rgb(53,152,219);"><span style="color:rgb(52,73,94);"><span style="color:rgb(230,126,35);"><span style="color:rgb(52,73,94);">Lorsqu'un article est présent physiquement, mais non présent dans la liste, il est possible de le créer en cliquant sur <span style="color:rgb(230,126,35);">Ajouter ref.</span></span></span></span></span></p>

<p class="callout info">Dans le cas où **plusieurs lieux de stockage** sont disponible, il convient de créer **un inventaire par lieu**</p>

# Inventaire des pièces

<p class="callout success">L'inventaire des pièces permet de **saisir les quantités des stocks après comptage**, puis de mettre à jour les stocks.</p>

<p class="callout danger">Il est impératif d’effectuer un export des pièces avant tout début d’inventaire</p>

<p class="callout danger"><span style="color:rgb(186,55,42);">Avant de démarrer un inventaire, **il est impératif de ne plus réaliser aucune entrée ou sortie de stock** (facturation, réception de commande...) et **cela jusqu'à sa clôture**</span></p>

1. Ouvrir le menu <span style="color:rgb(230,126,35);">Logistique</span>
2. Ouvrir le menu <span style="color:rgb(230,126,35);">Inventaires</span>
3. Cliquer sur le bouton <span style="color:rgb(230,126,35);">Nouvel inventaire</span>
4. <span style="color:rgb(52,73,94);">Donner un <span style="color:rgb(53,152,219);">nom</span> à l'inventaire (par exemple *Inventaire 2024*)</span>
5. <span style="color:rgb(52,73,94);">Choisir le <span style="color:rgb(53,152,219);">lieu</span> de l'inventaire</span>
6. Choisir <span style="color:rgb(230,126,35);">pièces</span>
7. Le fichier .zip de l’export avant inventaire se télécharge automatiquement, **veillez à le conserver en lieu sûr sur votre ordinateur et de faire une sauvegarde**. Ces fichiers devront être communiqués à votre comptabilité afin d’évaluer les écarts.

**<span style="color:rgb(52,73,94);">L'inventaire commence, la liste des pièces s'affiche</span>**

<p class="callout info">Cliquer sur <span style="color:rgb(53,152,219);"><span style="color:rgb(230,126,35);">Afficher les filtres</span> <span style="color:rgb(52,73,94);">permet de filtrer les pièces par fournisseur, par emplacement, ou de rechercher une pièce en particulier.</span></span></p>

<p class="callout info"><span style="color:rgb(53,152,219);"><span style="color:rgb(52,73,94);">Cliquer sur <span style="color:rgb(230,126,35);">Imprimer <span style="color:rgb(52,73,94);">permet imprimer la liste des pièces et de noter après comptage les quantité de chaque pièce.</span></span></span></span></p>

<p class="callout warning"><span style="color:rgb(53,152,219);"><span style="color:rgb(52,73,94);"><span style="color:rgb(230,126,35);"><span style="color:rgb(52,73,94);">Attention, une même pièce avec un emplacement, un numéro de série ou un numéro de lot différent apparaîtra sur une ligne à part dans le décompte. **Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour une seule et même pièce**.</span></span></span></span></p>

1. <span style="color:rgb(53,152,219);"><span style="color:rgb(52,73,94);"><span style="color:rgb(230,126,35);"><span style="color:rgb(52,73,94);">Saisir les quantités constatées après comptage pour chaque pièce</span></span></span></span>
2. <span style="color:rgb(53,152,219);"><span style="color:rgb(52,73,94);"><span style="color:rgb(230,126,35);"><span style="color:rgb(52,73,94);">Cliquer sur <span style="color:rgb(230,126,35);">Clôturer</span> afin de finaliser l'inventaire<span style="color:rgb(230,126,35);"><span style="color:rgb(52,73,94);"> et patienter</span></span></span></span></span></span>
3. <span style="color:rgb(53,152,219);"><span style="color:rgb(52,73,94);"><span style="color:rgb(230,126,35);"><span style="color:rgb(52,73,94);">Un récapitulatif des mouvements de stocks est affiché</span></span></span></span>
4. <span style="color:rgb(53,152,219);"><span style="color:rgb(52,73,94);"><span style="color:rgb(230,126,35);"><span style="color:rgb(52,73,94);">Cliquer sur <span style="color:rgb(230,126,35);">Confirmer l'inventaire</span></span></span></span></span>
5. <span style="color:rgb(52,73,94);"><span style="color:rgb(224,62,45);">Le stock sera mis à jour à la prochaine étape</span> : Cliquer sur<span style="color:rgb(230,126,35);"> oui<span style="color:rgb(52,73,94);"><span style="color:rgb(230,126,35);"><span style="color:rgb(52,73,94);"> et patienter</span></span></span></span></span>
6. <span style="color:rgb(52,73,94);">L'inventaire est terminé, les stocks sont à jour</span>
7. <span style="color:rgb(52,73,94);">Enregistrer le fichier .zip de l’export après inventaire en lieu sûr sur votre ordinateur. Ces fichiers devront être communiqués à votre comptabilité avec l’export du début d’inventaire afin d’évaluer les écarts d’un point de vue comptable. </span>
8. Pour plus de détails, voir la section : [Lire les fichiers d’export d’inventaire.](https://doc.winortho.com/books/linventaire/page/lire-les-fichiers-dexport-dinventaire "Lire les fichiers d’export d’inventaire.")

<p class="callout warning"><span style="color:rgb(53,152,219);"><span style="color:rgb(52,73,94);"><span style="color:rgb(230,126,35);"><span style="color:rgb(52,73,94);">Lorsqu'une pièce est présente physiquement, mais non présent dans la liste, il est possible de le créer en cliquant sur <span style="color:rgb(230,126,35);">Ajouter ref.</span></span></span></span></span></p>

<p class="callout info">Dans le cas où **plusieurs lieux de stockage** sont disponible, il convient de créer **un inventaire par lieu**</p>

# Lire les fichiers d’export d’inventaire.

### Description des fichiers d’inventaire

Lors d’un inventaire, WinOrtho génère deux fichiers enregistrés sur votre ordinateur au format CSV :

1. un fichier <span style="color:rgb(35,111,161);">pré-inventaire</span> : photographie du stock avant le début de l’inventaire
2. un fichier <span style="color:rgb(35,111,161);">post-inventaire</span> : photographie du stock après la réalisation de l’inventaire

<p class="callout info">Les fichiers sont composés d’une succession de lignes, chaque ligne représentant une unité physique de stock (également appelée produit article ou produit pièce).</p>

Une même référence d’article peut donc apparaître sur plusieurs lignes. Chaque unité est indépendante et peut posséder ses propres caractéristiques (emplacement, numéro de série, numéro de lot, prix d’achat, etc.).

<p class="callout warning">Pour les inventaire d’article il faudra utiliser les fichiers nommés « articles » et pour les inventaire de pièce il faudra utiliser les fichiers nommés « pieces »</p>

### Ouverture des fichiers

Les fichiers CSV générés par WinOrtho peuvent être ouverts avec la plupart des logiciels de tableur (Excel, LibreOffice Calc etc.).

Pour ouvrir un fichier :

1. Ouvrez votre<span style="color:rgb(230,126,35);"> logiciel de tableur</span>.
2. Sélectionnez la fonction <span style="color:rgb(230,126,35);">Ouvrir</span> ou <span style="color:rgb(230,126,35);">Importer un fichier CSV</span>.
3. Choisissez le fichier généré par WinOrtho.
4. Vérifiez les paramètres d’importation suivants : 
    - Encodage : <span style="color:rgb(35,111,161);">Unicode UTF-8</span>
    - Séparateur de champs : <span style="color:rgb(35,111,161);">virgule (,)</span>
5. Validez l’importation.

Le fichier est alors affiché sous forme de tableau, avec une colonne pour chaque information.

### Lecture des fichiers CSV, description des colonnes

Les fichiers d’inventaire contiennent de nombreuses informations. Les colonnes les plus utilisées sont les suivantes :

- **codeACL** : code identifiant de l’article
- **designation** : désignation de l’article
- **fournisseur** : fournisseur de l’article
- **dateReception** : date de réception de l’unité
- **prixAchatHT** : prix d’achat hors taxes de l’unité (il s’agit de la colonne utilisée pour la valorisation du stock)
- **lieu** : lieu de stockage principal
- **emplacement** : emplacement précis de l’unité
- **numSerie** : numéro de série de l’unité
- **numLot** : numéro de lot de l’unité
- **disponibilite** : état de disponibilité de l’unité (dans le cas d’article en location)

### Comparaison des fichiers pré et post-inventaire et valorisation

<p class="callout success">La comparaison des deux fichiers permet de mesurer l’écart de stock en valorisation financière.</p>

Le calcul est réalisé à partir de la colonne prixAchatHT.

<p class="callout warning">Il conviendra dans certains cas, selon votre logiciel de tableur, de remplacer les « . » par des « , » dans la colonne prixAchatHT afin que vous puissiez opérer des calculs sur cette colonne. </p>

Cette colonne contient le prix d’achat hors taxes de chaque unité de stock.

#### Méthode de calcul

1. Ouvrez le fichier pré-inventaire et calculez la somme de la colonne <span style="color:rgb(35,111,161);">prixAchatHT</span>.
2. Ouvrez le fichier post-inventaire et calculez la somme de la colonne <span style="color:rgb(35,111,161);">prixAchatHT</span>.
3. Comparez les deux montants obtenus.