Questions / réponses

Traiter une facture rejetée par un organisme AMO

Pour retransmettre une facture rejetée par un organisme AMO, il est nécessaire de recréer une nouvelle FSE

La facture a été réglée par un organisme AMC ? Merci de suivre la procédure suivante :  Procédure.

En cas de rejet pour le motif "Date de décès postérieure à la date de la facture", modifier la "Date de l'acte" lors de la re-validation des lignes de références (mettre une date antérieure au décès).

La norme SESAM Vitale ne permet pas de traiter un rejet d'un organisme AMC (mutuelle). En cas de rejet d'une mutuelle, il est nécessaire de traiter en papier directement avec la mutuelle, ou de demander le règlement correspondant au patient.

Traiter une facture rejetée par un organisme AMC (mutuelle)

La norme SESAM Vitale ne permet pas de traiter un rejet d'un organisme AMC (mutuelle). En cas de rejet d'une mutuelle, il est nécessaire de traiter en papier directement avec la mutuelle, ou de demander le règlement correspondant au patient.

Renouvellement prescription d'orthèses plantaires

Depuis le 4 juillet 2024, les orthopédistes-orthésistes, orthoprothésistes et podo-orthésistes peuvent adapter, dans le cadre d’un renouvellement, les prescriptions initiales d’orthèses plantaires datant de moins de 3 ans.

Vous pouvez donc dans le cadre d'un renouvellement, adapter les prescriptions médicales initiales d'orthèses plantaires datant de moins de trois ans

La facturation se déroule ensuite comme une facturation classique. La date de prescription étant la date de renouvellement.

Supprimer une facture

La règlementation des logiciels de facturation n'autorise pas la suppression d'une facture

La suppression d'une facture n'est pas autorisée dès lors que :

Dans ces conditions, la modification du total de la facture n'est également pas autorisée

Il est nécessaire de créer un avoir afin d'annuler comptablement la facture. Recréer ensuite si besoin une nouvelle facture

Pour retransmettre une facture suite à un rejet, il n'est pas nécessaire de refaire une facture : merci de suivre cette procédure

Assistance avec TeamWiever

Lors de l'assistance, le support technique peut être amené à se connecter sur votre ordinateur avec le logiciel TeamViewer

Télécharger TeamViewer pour Windows : https://download.teamviewer.com/download/TeamViewerQS_x64.exe

Télécharger TeamViewer pour MacOS: https://download.teamviewer.com/download/TeamViewerQS.dmg

Ouvrir TeamViewer après le téléchargement. Il se trouve généralement dans le dossier "Téléchargements" de votre ordinateur

Communiquer au support l'identifiant et le mot de passe indiqués

Le patient n'est pas trouvé par ADRi

L'organisme AMO nous informe que le patient n'est pas présent dans sa base. Merci de vérifier le numéro de sécurité sociale, la date et le rang de naissance, ainsi que le code régime.

Ce message indique que le patient n'est pas dans les fichiers ADRi de l'Assurance Maladie.

Vérifier les informations suivantes : 

Le numéro de Sécurité Sociale. Dans le cas d'un enfant, il s'agit de celui de l'assuré (père ou mère généralement)

La date de naissance. Il s'agit de celle du patient

Le rang de naissance. Article sur le rang de naissance

Le code régime du patient

Dans le cas où le problème persiste, se connecter sur Ameli Pro et vérifier si le patient est retrouvé, avec des droits ouverts (il ne doit pas être indiqué "Informations non disponibles" avec des *).

Généralement, les patients dont le numéro de sécurité sociale commence par 7 ou 8 ne sont pas enregistrés dans les fichiers ADRi de l'Assurance Maladie. Il convient dans ce cas de créer le patient en mode manuel à l'aide de l'attestation de droits fournie par le patient, et de facturer en désactivant ADRi

Aucune information n'est disponible sur ADRi, sur AmeliPro, ni sur une attestation de droits récente : Facturer en mode hors télétransmission, demander la somme totale au patient et lui fournir une feuille de soins papier pour son organisme AMO

Carte CPS bloquée

Lors de la saisie 3 fois de suite d'un code porteur erroné, cela provoque automatiquement le blocage de votre carte CPS.

Pour débloquer la carte, se munir du courrier réceptionné avec la carte CPS sur lequel se trouve le code de déblocage.

  1.  Ouvrir l'application "Gestionnaire de la carte CPS" (saisir CPS dans la barre Windows ou la recherche MacOs afin de la retrouver)
  2. Cliquer sur "Gestion carte"
  3. Cliquer sur "Déblocage code"
  4. Renseigner le code de déblocage indiqué sur le courrier
  5. Saisir deux fois le code confidentiel à 4 chiffres
  6. Valider, la carte est maintenant débloquée

En cas de perte du courrier contenant le code de déblocage, contacter l'Assurance Maladie pour l'obtenir

Mot de passe oublié / Changer de mot de passe

Modifier son mot de passe :
  1. Cliquer sur  Sans titre.png
  2. Cliquer sur Changer de mot de passe
  3. Saisir son mot de passe
  4. Saisir un nouveau mot de passe
  5. Confirmer le nouveau mot de passe
  6. Valider

Un mot de passe doit comporter au minimum huit caractères, une majuscule, une minuscule, un caractère spécial et un chiffre.

Mot de passe oublié par un collaborateur :

Un collaborateur peut demander la réinitialisation de son mot de passe à son responsable.

  1. Cliquer sur  Sans titre.png
  2. Cliquer sur Préférences
  3. Cliquer sur l'onglet Collaborateur
  4. Cliquer sur l'utilisateur concerné
  5. Cliquer sur Modifier le mot de passe
  6. Saisir un nouveau mot de passe
  7. Confirmer le nouveau mot de passe
  8. Valider

Communiquer ce nouveau mot de passe au collaborateur, qui pourra ensuite le personnaliser

Mot de passe oublié par un responsable :

Un responsable peut demander la réinitialisation de son mot de passe à un autre responsable.

  1. Cliquer sur  Sans titre.png
  2. Cliquer sur Préférences
  3. Cliquer sur l'onglet Collaborateur
  4. Cliquer sur l'utilisateur concerné
  5. Cliquer sur Modifier le mot de passe
  6. Saisir un nouveau mot de passe
  7. Confirmer le nouveau mot de passe
  8. Valider

Communiquer ce nouveau mot de passe au collaborateur, qui pourra ensuite le personnaliser

Mot de passe oublié par l'unique responsable :

Il est nécessaire d'envoyer un email demandant la réinitialisation de votre mot de passe avec votre nom d'utilisateur à assistance@winortho.com. Vous recevez dans les meilleurs délais un nouveau mot de passe, que vous pourrez ensuite personnaliser.

Pas de lecture de Carte vitale et ADRi

Il peut arriver que ces logiciels ne soient pas lancés ou aient été mis en veille par le système d'exploitation (Windows ou MacOS)

Débrancher et rebrancher le lecteur de cartes. Enlever et remettre la carte CPS.

Eteindre puis démarrer l'ordinateur

Si le problème persiste, vérifier les points suivants :

    1. Ouvrir l'application Gestionnaire de la carte CPS (saisir CPS dans la barre Windows ou la recherche MacOs afin de la retrouver).
    2. Les données de la carte CPS doivent s'afficher.
    3. Dans le cas contraire, retirer et remettre la carte CPS puis débrancher et rebrancher le lecteur de cartes.
    1. Ouvrir le logiciel OpenVPN (saisir OpenVPN dans la barre Windows ou la recherche MacOs afin de le retrouver).
    2. OpenVPN doit être dans l'état "Connecté".
    3. Dans le cas contraire, cliquer sur le bouton de connexion.

     

    • Windows

    Selon l'installation effectuée sur votre poste, soit :

    1. Ouvrir le logiciel Planificateur de tâches (saisir Planificateur dans la barre Windows afin de le retrouver).
    2. Dans la liste des tâches, si tâche Area est dans l'état "En cours"
      • Cliquer sur la tâche Area, puis à droite sur le bouton Fin et ensuite sur le bouton Exécuter.
    3. Dans la liste des tâches, si tâche Area est dans l'état "Prêt"
      • Cliquer sur la tâche Area, puis à droite sur le bouton Exécuter.

    Area est dans le Planificateur de tâches? Contactez le support WinOrtho pour mettre à jour ce système.

     

    Soit :

    1. Rechercher l'icône "WinOrtho" en bas à droite dans la barre Windows 

      image.png

    2. Effectuer un clic droit sur cette icône et cliquer sur "Redémarrer Area"

      image.png

     

     

    • MacOs

     

    1. Vérifier si une roue dentée tourne dans la barre en haut à droite
      • Roue absente
        1. Cliquer sur la loupe en haut à droite de l'écran et saisir Area puis cliquer ou valider pour le lancer
        2. La roue tourne
      • Roue présente
        1. Ouvrir le Moniteur d'activité (cliquer sur la loupe en haut à droite de l'écran et saisir Moniteur d'activité afin de le retrouver)
        2. Saisir Area dans la zone de recherche
        3. Cliquer sur chaque ligne Area trouvée puis sur la croix pour la supprimer
        4. Cliquer sur la loupe en haut à droite de l'écran et saisir Area puis cliquer ou valider pour le lancer

Patient supprimé par erreur

Dans le cas ou un patient a été désactivé ou supprimé par erreur, il est possible de le réactiver, à condition que des activités aient été créées sur celui-ci (devis, facture...)

 

  1. Cliquer sur le menu "Patients"
  2. Cliquer sur "Afficher les filtres"
  3. Cocher la case "Afficher les inactifs"
  4. Renseigner le nom du patient dans le champ "Nom"
  5. Valider et cliquer sur le patient retrouvé dans la liste
  6. En bas de la fiche du patient, activer le switch "Dossier actif" et Valider

 

Dans le cas ou un patient a été supprimé sans devis, facture, etc... il ne sera pas conservé en inactif. Il est alors nécessaire de le recréer.

Traiter une facture rejetée par un organisme AMO mais payée par un organisme AMC

En cas de rejet par un organisme AMO, mais de paiement par un organisme AMC, il est nécessaire d'imprimer une feuille de soins papier et de l'envoyer à l'organisme AMO

Erreur avec le MUTNUM 55555551

Impossible de télétransmettre avec le MUTNUM 55555551. Vous pouvez saisir une attestation de Sortant de C2S

 

Ce message indique que le patient ne dispose plus de la C2S.

 

 

 

Quelle est la différence entre un article et un produit ?

Un article est une référence non unique que l’on peut gérer en stock et qui a des caractéristiques propres (un prix d’achat, un prix de vente, une désignation, un fournisseur particulier, etc.).

Un produit est la déclinaison particulière d’un article. Un produit désigne un article particulier maintenu à un endroit spécifique ou bien ayant un numéro de série unique.

L’article est donc à comprendre comme étant une espèce et le produit comme étant un individu particulier appartenant à cette espèce. 

Si vous n’avez pas besoin d’entrer de numéro de série ou  de ranger vos articles à des emplacements spécifique, vous ne devriez pas vous occuper de la gestion des produits.

Recommencer la FSE d’une facture déjà saisie

Lors de la saisie d’une facture, il vous est possible de revenir en arrière et de modifier le mode de facturation SESAM Vitale / Mode dégradé ou de désactiver ADRi.

Cas d’une facture non signée (non finalisée) :

image.png

Pour facturer en désactivant ADRi : 

Cas d’une facture déjà finalisée (mais dont la FSE n’a pas été télétransmise)

Attention, veillez à bien vérifier que la FSE n’a pas déjà été télétransmise à la caisse de votre patient. Vous pouvez vérifier cela en allant dans le menu Télétransmission puis Télétransmettre, si la FSE correspondante à la facture est marquée comme étant Signée vous pouvez alors continuer suivant les indications qui suivent, sinon, nous vous invitons à attendre le retour de la caisse avant de procéder à une quelconque modification.