Le transfert des Écritures : Factures et Règlements

Export des factures ou des règlements dans un fichier au format .txt ou .csv à destination d’un logiciel de gestion comptable

Le transfert des factures ou des règlements permet de générer un fichier .txt ou .csv contenant les données des factures et pouvant être importé dans un logiciel de comptabilité

Configuration préalable

Avant tout export, vous avez la possibilité de configurer plus finement les informations que vous souhaitez exporter. Nous vous conseillons d’effectuer ces paramétrages de concert avec votre comptable de sorte à ce que les exports soient réalisés en fonction des besoins comptables de votre entreprise.

Cliquer sur le petit bonhomme en haut à droite. Ouvrir le menu Préférences puis l’onglet Comptabilité. Dans le champ Format d’export choisissez Export paramétrable. De nouveaux champs apparaissent : 
Choix des colonnes export facture Permet de sélectionner les colonnes souhaités pour l’export des factures (voir le tableau ci-dessous) Choix des colonnes export règlement Permet de sélectionner les colonnes souhaités pour l’export des règlements Type d’export Permet de choisir entre un export .txt ou un export .csv Format date export facture Permet de sélectionner le format de la date souhaité Format date export règlement

Permet de sélectionner le format de la date souhaité

 

Colonnes possibles dans le tableau des exports de facture

Description des colonnes

Date

Date de la facture Journal Correspond au journal définit par défaut (VEE) ou au journal paramétré selon le cas Compte Correspond au compte spécifique à chaque ligne comptable N° de facture N° de facture à laquelle est rattachée la ligne comptable Nom Nom du/de la patient·e Prénom

Prénom du/de la patient·e

Montant Somme affectée à la ligne comptable Sens Détermine s’il s’agit d’une ligne de débit (D) ou de crédit (C) Débit Somme affectée au sens débit Crédit Somme affectée au sens crédit Devise Devise des montants (cette information sera toujours exprimée en Euros) Numéro de caisse Numéro de la caisse de sécurité sociale concernée Numéro de mutuelle Numéro de l’organisme complémentaire

Colonnes possibles dans le tableau des exports des règlements

Description des colonnes

Date

Date de la facture Journal Correspond au journal définit par défaut (VEE) ou au journal paramétré selon le cas Compte Correspond au compte spécifique à chaque ligne comptable Mode Mode de règlement (Chèque, Virement, Carte Bancaire, Espèces etc.) Libellé Intitulé du règlement saisi lors de la saisie manuelle du règlement ou récupéré par le retour NOEMIE Nom Nom du/de la patient·e Prénom

Prénom du/de la patient·e

Facture N° de facture à laquelle est rattachée la ligne comptable Montant Somme affectée à la ligne comptable Sens Détermine s’il s’agit d’une ligne de débit (D) ou de crédit (C) Débit Somme affectée au sens débit Crédit Somme affectée au sens crédit Devise Devise des montants (cette information sera toujours exprimée en Euros) Remise Somme remisée Numéro de chèque Numéro du chèque, (information saisie manuellement) Type Part concernée par le règlement (PA = Patient, AMO = Assurance Maladie Obligatoire, AMC = Assurance Maladie Complémentaire) Numéro de caisse Numéro de la caisse de sécurité sociale concernée Numéro de mutuelle Numéro de l’organisme complémentaire

Export

1. Ouvrir le menu Gestion puis Transfert des Écritures sélectionnez ensuite selon votre besoin Factures ou Règlements.
2. Sélectionnez la date de début ainsi que la date de fin pour l’export des écritures.
3. Seules les factures ou règlements non transférés apparaitront, si vous souhaitez faire apparaitre les factures ou règlements déjà transférés, cochez la case Factures transférées/Règlement transférés.
4. Cocher les factures/règlements à exporter pour les sélectionner.
5. Cliquer sur Transférer les factures ou Transférer les règlements.
6. Les données à transférer s’affichent, vous pouvez maintenant cliquer sur Télécharger les écritures.
7. Un fichier .txt est généré, vous pouvez maintenant l’importer dans votre logiciel de gestion comptable.

Export des factures dans un fichier au format .csv

Ce type d’export n’est pas prévue pour une utilisation comptable, seulement pour un suivi de chiffre d’affaire ou pour une utilisation interne spécifique à l’entreprise

Un fichier .csv peut être lu avec un logiciel de tableur : Excel, OpenOffice Calc, LibreOffice Calc etc.

1. Ouvrir le menu Factures.
2. Sélectionner les factures à exporter en les cochant (vous avez la possibilité de filtrer selon les critères que vous souhaitez pour retrouver les factures que vous voulez exporter) (vous pouvez par ailleurs sélectionner des factures issues de plusieurs pages.)
3. Cliquer sur Export.
4. Un fichier .csv est généré, vous pouvez l’ouvrir avec n’importe quel logiciel de tableur
5. À l’ouverture du fichier CSV, Excel ou LibreOffice Calc nécessitent un petit paramétrage pour que les colonnes soient comprises correctement. Dans LibreOffice Calc, veuillez paramétrer de cette façon l’ouverture du fichier : 

Export des règlements dans un fichier au format .csv

Ce type d’export n’est pas prévue pour une utilisation comptable, seulement pour un suivi de chiffre d’affaire ou pour une utilisation interne spécifique à l’entreprise

Un fichier .csv peut être lu avec un logiciel de tableur : Excel, OpenOffice Calc, LibreOffice Calc etc.

1. Ouvrir le menu Gestion puis Journal des règlements.
2. Sélectionner les règlements à exporter en les cochant (vous avez la possibilité de filtrer selon les critères que vous souhaitez pour retrouver les règlements que vous voulez exporter)
3. Cliquer sur Export.
4. Un fichier .csv est généré, vous pouvez l’ouvrir avec n’importe quel logiciel de tableur
5. À l’ouverture du fichier CSV, Excel ou LibreOffice Calc nécessitent un petit paramétrage pour que les colonnes soient comprises correctement. (Voir les indications plus haut pour l’ouverture du fichier CSV).