Le transfert des Écritures : Factures et Règlements

Export des factures ou des règlements dans un fichier au format .txt ou .csv à destination d’un logiciel de gestion comptable

Le transfert des factures ou des règlements permet de générer un fichier .txt ou .csv contenant les données des factures et pouvant être importé dans un logiciel de comptabilité

Configuration préalable

Avant tout export, vous avez la possibilité de configurer plus finement les informations que vous souhaitez exporter. Nous vous conseillons d’effectuer ces paramétrages de concert avec votre comptable de sorte à ce que les exports soient réalisés en fonction des besoins comptables de votre entreprise.

1. Cliquer sur le petit bonhomme en haut à droite.
2. Ouvrir le menu Préférences puis l’onglet Comptabilité.Comptabilité.
3. Dans le champ Format d’export choisissezchoisir Export paramétrable.paramétrable.

De nouveaux champs apparaissent et que vous pouvez modifier selon vos besoins : 

Choix des colonnes export facture	Permet de sélectionner les colonnes souhaités pour l’export des factures (voir le tableau ci-dessous)
Choix des colonnes export règlement	Permet de sélectionner les colonnes souhaités pour l’export des règlements (voir le tableau ci-dessous)
Type d’export	Permet de choisir entre un export .txt ou un export .csv
Format date export facture	Permet de sélectionner le format de la date souhaité
Format date export règlement	Permet de sélectionner le format de la date souhaité

Colonnes paramétrables dans le tableau des exports de facture

Colonnes possibles dans le tableau des exports de facture	Description des colonnes
Date	Date de la facture
Journal	Correspond au journal définit par défaut (VEE) ou au journal paramétré selon le cas
Compte	Correspond au compte spécifique à chaque ligne comptable
N° de facture	N° de facture à laquelle est rattachée la ligne comptable
Nom	Nom du/de la patient·e
Prénom	Prénom du/de la patient·e
Montant	Somme affectée à la ligne comptable
Sens	Détermine s’il s’agit d’une ligne de débit (D) ou de crédit (C)
Débit	Somme affectée au sens débit
Crédit	Somme affectée au sens crédit
Devise	Devise des montants (cette information sera toujours exprimée en Euros)
Numéro de caisse	Numéro de la caisse de sécurité sociale concernée
Numéro de mutuelle	Numéro de l’organisme complémentaire

 Colonnes paramétrables dans le tableau des exports de facture

Colonnes possibles dans le tableau des exports des règlements	Description des colonnes
Date	Date de la facture
Journal	Correspond au journal définit par défaut (VEE) ou au journal paramétré selon le cas
Compte	Correspond au compte spécifique à chaque ligne comptable
Mode	Mode de règlement (Chèque, Virement, Carte Bancaire, Espèces etc.)
Libellé	Intitulé du règlement saisi lors de la saisie manuelle du règlement ou récupéré par le retour NOEMIE
Nom	Nom du/de la patient·e
Prénom	Prénom du/de la patient·e
Facture	N° de facture à laquelle est rattachée la ligne comptable
Montant	Somme affectée à la ligne comptable
Sens	Détermine s’il s’agit d’une ligne de débit (D) ou de crédit (C)
Débit	Somme affectée au sens débit
Crédit	Somme affectée au sens crédit
Devise	Devise des montants (cette information sera toujours exprimée en Euros)
Remise	Somme remisée
Numéro de chèque	Numéro du chèque, (information saisie manuellement)
Type	Part concernée par le règlement (PA = Patient, AMO = Assurance Maladie Obligatoire, AMC = Assurance Maladie Complémentaire)
Numéro de caisse	Numéro de la caisse de sécurité sociale concernée
Numéro de mutuelle	Numéro de l’organisme complémentaire

Export

1. Ouvrir le menu Gestion puis Transfert des Écritures sélectionnez ensuite selon votre besoin Factures ou Règlements.
2. Sélectionnez la date de début ainsi que la date de fin pour l’export des écritures.
3. Seules les factures ou règlements non transférés apparaitront, si vous souhaitez faire apparaitre les factures ou règlements déjà transférés, cochez la case Factures transférées/Règlement transférés.
4. Cocher les factures/règlements à exporter pour les sélectionner.
5. Cliquer sur Transférer les factures ou Transférer les règlements.
6. Les données à transférer s’affichent, vous pouvez maintenant cliquer sur Télécharger les écritures.
7. Un fichier .txt est généré, vous pouvez maintenant l’importer dans votre logiciel de gestion comptable.

Export de la liste des factures dans un fichier au format .csv

Ce type d’export n’est pas prévue pour une utilisation comptable, seulement pour un suivi de chiffre d’affaire ou pour une utilisation interne spécifique à l’entreprise

Un fichier .csv peut être lu avec un logiciel de tableur : Excel, OpenOffice Calc, LibreOffice Calc etc.

1. Ouvrir le menu Factures.
2. Sélectionner les factures à exporter en les cochant (vous avez la possibilité de filtrer selon les critères que vous souhaitez pour retrouver les factures que vous voulez exporter) (vous pouvez par ailleurs sélectionner des factures issues de plusieurs pages.)
3. Cliquer sur Export.
4. Un fichier .csv est généré, vous pouvez l’ouvrir avec n’importe quel logiciel de tableur
5. À l’ouverture du fichier CSV, Excel ou LibreOffice Calc nécessitent un petit paramétrage pour que les colonnes soient comprises correctement. Dans LibreOffice Calc, veuillez paramétrer de cette façon l’ouverture du fichier : 

Export des règlements dans un fichier au format .csv

Ce type d’export n’est pas prévue pour une utilisation comptable, seulement pour un suivi de chiffre d’affaire ou pour une utilisation interne spécifique à l’entreprise

Un fichier .csv peut être lu avec un logiciel de tableur : Excel, OpenOffice Calc, LibreOffice Calc etc.

1. Ouvrir le menu Gestion puis Journal des règlements.
2. Sélectionner les règlements à exporter en les cochant (vous avez la possibilité de filtrer selon les critères que vous souhaitez pour retrouver les règlements que vous voulez exporter)
3. Cliquer sur Export.
4. Un fichier .csv est généré, vous pouvez l’ouvrir avec n’importe quel logiciel de tableur
5. À l’ouverture du fichier CSV, Excel ou LibreOffice Calc nécessitent un petit paramétrage pour que les colonnes soient comprises correctement. (Voir les indications plus haut pour l’ouverture du fichier CSV).