Exporter les données du cabinet

Le menu Données > Exports rassemble en un seul écran l'export des données du cabinet : patients, devis, factures, règlements, rendez-vous, articles… Vous choisissez les données, les filtres et les colonnes, vous contrôlez l'aperçu, puis vous téléchargez un fichier CSV ou Excel.

Les boutons « Export » des listes (patients, devis, factures, règlements…) ont été retirés : c'est désormais depuis cet écran que l'on exporte ces données.

Qui peut exporter ?

Le menu Exports n'apparaît que pour les collaborateurs autorisés. Dans Préférences > Collaborateurs, sur la fiche du collaborateur :

1. cochez Autoriser impression/export des listes ;
2. donnez au moins la lecture seule sur le domaine concerné. Chaque type de données suit le droit du menu correspondant :

Données	Droit nécessaire
Patients, Consultations, Appareils	Accès aux dossiers patient
Devis	Accès aux devis
Factures, Lignes de facturation	Accès aux factures
Règlements	Accès menu gestion
FSE	Accès menu télétransmission
Rendez-vous	Accès aux calendrier
Prescripteurs, Contacts	Accès menu données
Fournisseurs, Articles, Produits, Commandes fournisseurs, Locations	Accès menu logistique
Pièces	Accès menu production

Un collaborateur ne voit dans l'écran que les données auxquelles il a droit.

Un collaborateur limité à un centre (Restriction centre) n'exporte que les données de son centre, quels que soient les filtres choisis.

Exporter des données, pas à pas

1. Ouvrez Données > Exports.
2. À gauche, cliquez sur les données à exporter (Patients, Factures, Règlements…). Une courte description s'affiche sous chaque nom.
3. Réglez les filtres si besoin : période, centre, prescripteur, statut… Laissez une date vide pour ne pas borner la période de ce côté.
4. Choisissez les colonnes :
   • les colonnes les plus courantes sont cochées d'office ;
   • tapez quelques lettres dans Chercher une colonne pour retrouver une colonne parmi toutes celles proposées ;
   • Par défaut revient aux colonnes d'origine, Tout coche toutes les colonnes, Aucune les décoche toutes.
5. Contrôlez l'aperçu : il montre les 5 premières lignes et le nombre total de lignes qui seront exportées (« 5 premières lignes sur 1 284 »). Il se met à jour à chaque changement de filtre ou de colonne.
6. Cliquez sur CSV ou Excel pour télécharger le fichier. Il est nommé d'après les données et la date du jour, par exemple factures_2026-11-13.xlsx.

Les colonnes sortent dans le fichier dans l'ordre où elles apparaissent à l'écran, et non dans l'ordre où vous les avez cochées.

CSV ou Excel ?

• Excel (.xlsx) : le plus simple. Le fichier s'ouvre directement, les dates sont de vraies dates (on peut les trier et les filtrer) et les montants de vrais nombres.
• CSV : fichier texte, utile pour un import dans un autre logiciel (comptabilité, publipostage…). Les colonnes sont séparées par des points-virgules : il s'ouvre aussi directement dans Excel, avec les accents. Les dates y sont écrites au format JJ/MM/AAAA.

Les données disponibles

Données	Contenu	Filtres proposés
Patients	Identité, coordonnées, couverture sociale	Date de création, dossiers actifs/inactifs, centre, applicateur, type de patient, origine, état du patient, professionnels/particuliers
Consultations	Consultations des dossiers patients	Date
Appareils	Appareils des patients, étape et statut	Date de création, actifs, centre, statut, type d'appareil, étape, technicien, date de livraison
Devis	Devis avec le patient et les montants	Date du devis, supprimés, centre, prescripteur, applicateur, établissement, type de patient, attribution, suivi, compte de vente, statut DEP, date d'accord
Factures	Factures et avoirs, parts et soldes	Date de facture, supprimées, factures/avoirs, provisoires, solde (reste dû / soldées), centre, prescripteur, applicateur, établissement, type de patient, attribution, suivi, compte de vente
Lignes de facturation	Lignes des factures : codes, quantités, prix	Date de facture, factures supprimées, centre
Règlements	Règlements reçus, mode, montant, remise en banque	Date du règlement, annulés, mode et type de règlement, journal, pointage, centre
FSE	Feuilles de soins électroniques et leur état	Date de création, état
Rendez-vous	Rendez-vous de l'agenda	Date, centre, applicateur, type de rendez-vous, technicien
Prescripteurs	Prescripteurs et coordonnées	Actifs, spécialité
Contacts	Carnet de contacts du cabinet	Actifs
Fournisseurs	Fournisseurs et coordonnées	Actifs
Articles	Catalogue, prix et stock	Actifs, fournisseur
Produits	Produits en stock : n° de série ou de lot, lieu, disponibilité	Date de réception, actifs, lieu, emplacement, disponibilité
Pièces	Pièces de fabrication, catégorie, prix, stock	Actifs, fournisseur, catégorie, sous-catégorie
Commandes fournisseurs	Commandes passées aux fournisseurs	Date de création, fournisseur, statut
Locations	Fiches de location : produit, patient, départ et retour	Date de départ

Par défaut, les factures supprimées et les factures provisoires (numéro en PROV…) ne sont pas exportées, pas plus que les règlements annulés. Changez le filtre correspondant pour les inclure.

Les colonnes calculées

Certaines données proposent, sous la liste des colonnes, des cases supplémentaires calculées par WinOrtho :

Patients : dernières pièces

• Date de la dernière facture : date de la dernière facture définitive du patient. Les avoirs, les factures provisoires et les factures supprimées ne comptent pas.
• Date du dernier devis : date du dernier devis du patient, qu'il ait été facturé ou non.

Pratique pour retrouver les patients à relancer, par exemple ceux dont la dernière facture remonte à plus d'un an.

Devis et factures : ventilation comptable

• Ventilation TVA et HT par taux : ajoute une colonne de HT et une colonne de TVA pour chaque taux présent dans l'export.
• Ventilation HT par compte de vente : ajoute une colonne de HT pour chaque compte de vente présent dans l'export.

Une seule case peut donc ajouter plusieurs colonnes au fichier. Dans ces colonnes, les avoirs sortent toujours en négatif, ce qui permet de faire directement la somme d'une période.

Questions fréquentes

Le menu Exports n'apparaît pas. La case Autoriser impression/export des listes n'est pas cochée sur votre fiche collaborateur. Demandez-la à la personne qui gère les préférences du cabinet.

Le menu apparaît, mais un type de données manque dans la liste. Il vous manque le droit du domaine correspondant (voir le tableau « Qui peut exporter ? »).

L'aperçu affiche « Aucune ligne ne correspond aux filtres ». Vérifiez la période et les autres filtres : il suffit d'une date de fin antérieure à la date de début, ou d'un centre sans données, pour ne rien obtenir.

Les boutons CSV et Excel sont grisés. Aucune colonne n'est cochée. Cliquez sur Par défaut pour retrouver les colonnes d'origine.

Le bouton Excel affiche une erreur. Téléchargez le fichier en CSV en attendant, et prévenez le support WinOrtho.

Puis-je exporter seulement quelques lignes cochées dans une liste ? Non. L'export porte sur toutes les lignes qui correspondent aux filtres : affinez les filtres (période, centre, prescripteur…) pour cibler les lignes voulues.

Données de santé : un fichier exporté contient des données personnelles de vos patients. Ne l'envoyez pas par un e-mail non sécurisé, ne le laissez pas sur un poste partagé et supprimez-le quand vous n'en avez plus besoin. Chaque téléchargement est enregistré dans le journal du logiciel (utilisateur, données exportées, nombre de lignes).