Rappels de renouvellements

Configuration et activation du module Rappels de renouvellements.

Ce module permet de déclencher des rappels automatiques sur les LPP définies dans vos préférences en fonction de dates et de périodes définies. Ces rappels sont visibles dans le menu Gestion > Assistant renouvellement.

Le module rappel de renouvellement n’est pas activé par défaut dans WinOrtho. Il faut l’activer au préalable pour pouvoir l’utiliser. 

Activation du module Rappels de renouvellements

  1. Cliquez sur le petit bonhomme en haut à droite puis Préférences.
  2. Rendez-vous dans l’onglet Réglages puis descendez au niveau de la section Renouvellement
  3. Dans l’encadré affichage cochez la case Assistant de renouvellement.
  4. Vous pouvez maintenant vous rendre dans le module Rappels de renouvellements en cliquant dans le menu déroulant en haut à gauche puis le menu Gestion puis dans la section Assistant de Renouvellement et enfin dans la section Rappels de renouvellements. 

Configuration du module Rappels de renouvellement

Période de recherche et conditions de déclenchement des notes de rappel

  1. Cliquez sur le petit bonhomme en haut à droite puis Préférences.
  2. Rendez-vous dans l’onglet Réglages puis descendez au niveau de la section Renouvellement.
  3. Dans l’encadré Date de référence et période de recherche vous pouvez modifier : 
    • la date de référence à partir de laquelle sera calculé la note pour déclencher le rappel de renouvellement
    • la période de recherche couverte pour déclencher la note du rappel de renouvellement

Configuration des LPP avec rappels automatiques

  1. Cliquez sur le petit bonhomme en haut à droite puis Préférences.
  2. Rendez-vous dans l’onglet Réglages puis descendez au niveau de la section Renouvellement
  3. Dans l’encadré LPP avec rappel automatique, vous pouvez définir les articles LPP concernés par des rappels.
    • Pour ajouter de nouveaux rappels sur de nouvelles références LPP non listées, cliquez sur le + à droite. Une nouvelle fenêtre s’ouvre :
      Champ Action
      Ajouter une LPP Sélectionnez la LPP concernée
      Description Ajoutez une description
      Délai Déterminez le nombre de mois à partir duquel le déclenchement du rappel aura lieu
      Attribution Sélectionnez le type d’attribution (1ᵉʳᵉ mise, 2ⁿᵈ mise, renouvellement, réparation, etc.)
      Type de note Sélectionnez le type de la note à déclencher (Rappel téléphonique, Suivi du patient, Demande de document, Appareil à renouveler, etc.)

Utilisation du module Assistant de renouvellements

Pour utiliser le module, vous devez d’abord l’activer dans vos préférences.

Fonctionnement du module

Le module Rappels de renouvellements a été conçu pour faciliter le renouvellement des orthèses plantaires.

Ce module n’est utile que s’il fait l’objet d’un suivi régulier, afin d’écouler progressivement les rappels générés automatiquement par le logiciel.

Le module permet de déclencher des rappels automatiques sur les LPP définies dans vos préférences, en fonction des dates et des périodes que vous avez configurées.

Rendez-vous dans vos préférences pour régler les paramètres du module.

Les rappels se créent automatiquement lorsque la période de recherche définie dans les préférences est écoulée.
Cette période débute à partir de la date de référence, également définie dans les préférences.

Le logiciel ne peut pas générer de nouveaux rappels instantanément ni rattraper ceux qui n’auraient pas été créés après une modification de la date de recherche dans les préférences.
Les rappels ne sont générés automatiquement qu’à l’issue de la période définie, en fonction de la date de référence.

Si les rappels ne sont pas traités au fur et à mesure de leur création, l’utilisateur risque d’accumuler une longue liste de rappels à traiter. WinOrtho n’écoule pas les rappels automatiquement : une action de l’utilisateur est nécessaire pour les traiter.

Utilisation du module

  1. Ouvrez le menu déroulant en haut à gauche.

  2. Sélectionnez le menu Gestion.

  3. Cliquez sur Assistant de Renouvellement, puis accédez à la section Rappels de renouvellements.

  4. Une liste de rappels générés selon vos préférences s’affiche.

  5. Dans la colonne Terminé, cochez la case correspondante une fois le rappel effectué auprès de votre patient. Le rappel est maintenant considéré comme étant traité.

Selon votre organisation, vous pouvez contacter votre patient par téléphone, par mail ou par courrier pour effectuer le rappel.

Génération d’un courrier de rappel

WinOrtho permet la génération de courrier type pour le rappel de vos patients.

  1. Cliquez sur la case à gauche de la ligne à générer.
  2. Cliquez sur Imprimer.
  3. Une fenêtre apparaît, cliquez sur l’onglet Documents.
  4. Cliquez sur le modèle à imprimer (il s’agit du modèle « Courrier » par défaut).
  5. Vous pouvez maintenant imprimer le courrier généré, l’envoyer directement par mail via WinOrtho ou l’enregistrer sur votre ordinateur pour l’envoyer via votre boite mail habituelle.